En este modulo se conoce cómo trabaja y cómo se visualizan los registros de esta sección.

Imagen 67. Órdenes - Acceso directo

Se accede desde el comando órdenes en la barra de menú principal de AM. A través de esta ventana se permite crear Órdenes de Trabajo manuales y Administrar la totalidad de las Órdenes activas, Pendientes de Ejecución, o listas para ser enviadas a Historia. Igualmente, desde esta ventana se Administran las Órdenes de Trabajo Programadas (las que se generan desde Programas de Mantenimiento), a continuación se ilustran las porciones que la componen:

Ventana Visor

Imagen 68. Órdenes - Ventana Visor

Desde esta ventana es posible observar la lista de las Órdenes de Trabajo existentes o un subconjunto de ellas (efectuado a través de un subgrupo ). Se puede hacer clic en alguna de ellas, para visualizar la información completa de la Orden en una nueva ventana (Ventana Detalle).

Los nombres que encabezan las columnas a manera de títulos en azul, permiten ordenar de manera ascendente/descendente la información por cada ítem seleccionado, esto a tráves de un clic en el respectivo encabezado.

En esta ventana, en la columna estado se define una semaforización de las Órdenes de Trabajo. La finalidad de esta columna es mostrar de manera gráfica el estado de cada registro.

La definición de colores está definida, según la siguiente convención:

Rojo: Órden con fecha de generación anterior a más de 7 días antes de la fecha actual.

Amarillo: Órden con fecha de generación anterior en un rango comprendido entre 7 días antes de la fecha actual y un día anterior a la fecha actual.

Verde: Órden con fecha de generación entre la fecha actual y 7 días después.

Naranja: Órden con fecha de generación comprendidas después de 7 días de la fecha actual.

Morado: Órden que ha sido Cancelada.

Azul: Órden que ha sido Cerrada.

Ventana Detalle

Imagen 69. Órdenes - Ventana Detalle

En la gráfica anterior, Ventana Detalle de Órdenes de Trabajo, se aprecian sus componentes y sus respectivos contenidos. En esta ventana Detalle se encuentra la información relevante a la OT seleccionada en el Visor. A través de ella se Administran los datos genéricos de la Órden de Trabajo. Es desde esta ventana que se crean Órdenes de Trabajo Manuales.

A continuación se describen los campos que componen esta ventana Detalle de Órdenes de Trabajo; además cuando se quiera ingresar una nueva OT, se deberán diligenciar los siguientes campos.

OT: Aparece el número o consecutivo asignado por AM al registro. Si se está en el proceso de creación de una OT Manual, este campo solamente muestra el Año. Una vez se crea (Insertar) la OT, AM asigna un consecutivo a dicha Orden.

F/H Creación: Es la fecha en la cual se crea la Órden de Trabajo. En el caso de Órdenes Programadas, esta fecha es asignada automáticamente por el sistema y no es modificable, según el Programa de Mantenimiento que la genera. Para las Órdenes de Trabajo Manuales, AM sugiere la fecha actual del sistema (aunque puede ser modificada).

Descripción: Es un texto corto por medio del cual se indica la naturaleza de la labor a realizar. Debe ser conciso y no dar lugar a ambigüedades, este campo tiene una longitud de 100 caracteres. Se recomienda definir la descripción bajo la siguiente norma: iniciar con un verbo en infinitivo como revisar, corregir, inspeccionar, conectar, etc., continuar con el Objeto de mantenimiento o Activo/Equipo y finalizar con un complemento explicatorio. Ejemplo: Revisar la transmisión delantera del sistema. Cambiar a los rodillos la cobertura de caucho.

Prioridad: Es un número de 1 a 7 que indica la prioridad de realización de la OT. Normalmente 1 significa un trabajo de gran urgencia, mientras que 7 es una labor de baja prioridad.

F/H Programada: En este campo se ingresa la fecha programada para realizar la ejecución de la OT.

Referencia: En este campo se puede ingresar el número de un documento, que sirve como referencia o relación a la OT, ejemplo: número de una factura, número de una Orden de Compra asociada, o un documento interno de despacho de almacén, etc.

Estado: Este campo está bloqueado y muestra el nombre del Estado de la OT.

Código del Activo: Aquí se establece el Objeto de Mantenimiento, ya sea digitando directamente el Código y presionando la tecla tabublar, o seleccionándolo con el ícono de filtro . Una vez se digita o se selecciona, aparece al lado derecho la Descripción del Activo/Equipo.

Descripción: En este campo se visualiza la información de la descripción del Activo seleccionado.

Activo Fijo: En este campo se visualiza la información del Número de Activo Fijo del Activo/Equipo que se ha ya establecido en la ficha técnica de este mismo.

Referencia Externa (Proveedor): En este campo se visualiza la información de la Referencia del Equipo que se ha ya establecido en la ficha técnica de este mismo.

Serial: En este campo se visualiza la información del Serial del Equipo que se ha ya establecido en la ficha técnica de este m ismo.

Alias: En este campo se visualiza la información del Alias del Equipo que se haya establecido en la ficha técnica de este mismo.

Solicitante: En este campo se define el nombre del Solicitante de la OT. Cuando la OT es generada desde una Solicitud de Servicio, este campo contiene el solicitante ingresado en automáticamente.

Incluido en TE (RI): Al seleccionar esta opción, en el campo “Solicitante” solo se despliegan los Terceros o Responsables Internos existentes en la tabla de Terceros en infraestructura.

Correo Electrónico: En este campo se define el correo electrónico del Solicitante de la OT, cuando el solicitante es digitado manualmente. Si el solicitante se selecciona con la opción “Incluido en TE (RI)” y allí se tiene definido el correo electrónico, automáticamente se carga a este campo el e-mail definido en el módulo de Terceros.

Centro de Costo: Es el Centro de Costo asignado a la Órden de Trabajo, que corresponde a uno de los Centros de Costo predefinidos en la tabla respectiva y que es “Responsable” del pago de los consumos de Gasto Real que dicha OT genere. Inicialmente, se sugiere el Centro de Costo que tiene asociado el Equipo Objeto de Mantenimiento, aun así, puede cambiarse.

Sub CC: Este campo siempre está bloqueado y muestra el Código Sub CC asociado al Centro de Costo elegido.

Ubi. Física: Es el lugar físico en el que se realiza la labor. Inicialmente se sugiere la Ubicación Física asociada al Equipo u Objeto de Mantenimiento, pero puede cambiarse a cualquier otro valor predefinido en la tabla de Ubicaciones Físicas.

Centro Responsable: Especifica el Centro Responsable o grupo de mantenimiento, encargado de realizar la labor.

Responsable ejecutor: En este campo se elige a la persona, natural o jurídica, Responsable por la labor a ejecutar.

Filtrar por CR: Al seleccionar esta opción, en el campo “Responsable” solo se despliegan los Responsables correspondientes al Centro Responsable elegido en la opción “C. Responsable”. En otro caso, en el campo “Responsable” se despliegan todos los “Responsables” existentes en la tabla respectiva.

Contrato: En este campo se selecciona el contrato que pertenece al Contratista responsable de ejecutar la OT.

Responsable por la institución: En este campo se elige a la persona de la institución, que acompañará y/o recibirá la labor prestada por el Responsable ejecutor, cuando este sea un Contratista o Servicio Externo.

T. Trabajo: Indica los Tipos de Trabajo que se realizan en la OT. Es posible definir más de un Tipo de Trabajo para una OT.

T. Mtto: Este campo indica el Tipo de Mantenimiento a realizar en la Órden de Trabajo. Toda OT debe poseer uno. Si en la OT se va a registrar un trabajo que no corresponde a una labor de mantenimiento, en este campo se elige Otro” y a continuación, en el tipo de “Actividad” se especifica detalladamente, el tipo de labor.

T. Actividad: Aquí se establece el Tipo de Actividad a realizar en la Órden. Este campo trabaja en coordinación con el anterior (Tipo de Mantenimiento). Si en el campo anterior se ha hecho la selección de un valor diferente de “Otro”, en el tipo de Actividad se debe seleccionar el valor “MN: Mantto”, lo que indica que se trata de una actividad que constituye mantenimiento. Si en el campo anterior se ha seleccionado el valor “Otro”, en el campo Tipo de Actividad se debe seleccionar un valor que defina consistentemente la labor a ejecutar.

F/H de Paro: Para las Órdenes de Trabajo Correctivas, en este campo se registra la Fecha y hora del daño, falla o avería. La fecha se maneja en formato AAAA/MM/DD (Año, Mes, día); la hora se maneja en formato 12 horas. Cabe anotar, que la fecha y hora consignadas corresponden al momento en que se informó del daño o falla a Mantenimiento, así que es posible que el daño haya ocurrido en una fecha/hora anterior. Sin embargo, se debe procurar, administrativamente, que Mantenimiento se entere lo más pronto posible de la Fecha y Hora reales del paro.

T. Estimado: Es un campo netamente informativo, e indica de manera aproximada cuánto Tiempo demora la labor. Se establece el número y a continuación el período de tiempo que representa (Días, Horas o Minutos).

Tiempo Improductivo: En este campo lo indica la persona o personas encargadas de realizar la labor, si debe pararse el Equipo para proceder a la realización de la misma. Cuando se dice que el Equipo genera Tiempo Improductivo significa que no está en operación, y por lo tanto, posiblemente improductivo. Este campo se tiene en cuenta al momento de cerrar la OT: si el indicativo de Tiempo Improductivo está habilitado, el AM calcula y carga el Tiempo Improductivo al equipo. En caso contrario no lo hace.

Criterio: Es un campo informativo que despliega el criterio utilizado por AM para haber generado la OT. (Solamente para Órdenes de Trabajo Programadas).

Tarea: Este campo informativo permite establecer, a través del ordinal de la tarea que muestra, cual fue el PM que generó la OT actual. Es válido solamente en el caso de Órdenes Programadas.

Control Presupuestal: Esta opción permite definir si la Órden de Trabajo maneja Presupuesto. Para las OT, esta opción siempre está seleccionada, pero aparece protegida, ya que toda OT Programada conlleva el Presupuesto Aprobado.

Para las Órdenes de Trabajo Manuales, esta opción se establece en el momento de creación de la misma. Esta elección se debe marcar antes de darle clic al botón insertar de otra forma, AM asume que la OT no va a requerir Control Presupuestal y la posibilidad de hacer la marcación se inactiva en el acto.

Cuando una Órden de Trabajo Manual exige control presupuestal y el presupuesto no ha sido aprobado, no es posible registrar ni modificar el Gasto Real en ella.

Comentarios: Esta opción se usa para ingresar los nuevos comentarios referentes a toda la ejecución de la OT. Al dar clic al botón Agregar Comentario aparecerá el comentario ingresado al lado derecho en una ventana tipo chat bloqueada; además de la fecha, hora y el usuario logueado que realizó el comentario.

Este espacio de comentarios sirve para dos efectos:

Cuando se genera la OT, como comentarios a priori, para especificar referencias importantes o ayudas previstas y necesarias en la ejecución posterior de la OT como planos, manuales técnicos, manuales de normas técnicas de Mantenimiento o de especificaciones detalladas; normas de seguridad o enfoques de acción. Sin embargo, en la gran mayoría de los casos se utiliza la pestaña Multimedia para registrar estos datos. Cuando ha concluido la ejecución de la OT, es posible utilizarlo para registrar hechos interesantes acerca de la misma ejecución, como el estado del equipo antes de la intervención, detalles de la intervención, estado del mismo equipo después de ella, recomendaciones a los usuarios del equipo, recomendaciones a las personas de mantenimiento y otros conceptos interesantes a juicio de los ejecutantes.

Ventana submenú de Órdenes de trabajo

Indicadores

Es posible saber cuáles OT son de tipo Metrología, Preventiva/Programada, Correctiva y Cerrada Parcial, si tienen Multimedia y Servicio Evaluado directamente desde la ventana visor, sobreponiendo el cursor en el ícono de Indicadores ubicado en la parte superior derecha de la ventana mostrando un conjunto de pelotas de colores que indican el tipo de información definida y asociada, como se muestra a continuación:

Imagen 70. Órdenes - Ventana Detalle

El significado de los colores es el siguiente:

Naranja: Órden que tiene asociado archivos de imágenes, videos y/o documentos en la pestaña Multimedia.
Azul: Órden con servicio evaluado.
Amarillo: Órden de TM Metrología.
Verde: Órden de TM Preventivo o Programada.
Rojo: Órden de TM Correctivo.
Azul Oscuro: OT en estado Cerrada Parcial.

Subgrupos

Se usa para seleccionar un grupo de Órdenes de Trabajo que cumplen con un conjunto de criterios o filtros definibles aquí, con el objeto de realizar estudio posterior sobre él. Para ingresar a esta opción se debe dar clic al icono de filtro ubicado en la parte superior derecha de la ventana Visor de OT.

Cada criterio trabaja en conjunto con los demás, con el operador intersección.

Cada criterio aparece inicializado en un valor global que permite mostrar todas las Órdenes de Trabajo. Lo que significa que de no escoger un criterio, se obtiene como resultado del subgrupo el mismo conjunto de todas las Órdenes de Trabajo.

AM mantiene activo cualquier subgrupo en cada módulo, hasta que el usuario lo modifique o restablezca los valores estándar. Cuando el ícono se muestra con una pelota roja, está indicando que lo que se visualiza en el visor es un subgrupo.

El programa permite entonces hacer selección de un grupo de OT de acuerdo con los criterios seleccionados en la siguiente ventana:

Imagen 71. Órdenes - Ventana Subgrupo

Los campos de datos que constituyen criterio de selección, se agrupan en dos bloques:

1. FILTRAR POR CAMPOS DEL ACTIVO ASOCIADO A LA ÓRDEN DE TRABAJO

AC - Alias: Este campo filtra las Órdenes de Trabajo activas para el o los Activos cuyo Alias corresponda a los valores aquí definidos. En este campo se pueden utilizar los comodines (%).

AC – Cód. de Barras Int.: Permite seleccionar las OT que se encuentran asociadas al Activo que se encuentre con el Código de Barras Interno que el usuario ingresa en este campo y que posea una Órden.

AC – Cód. de Barras Prov.: Permite seleccionar las OT asociadas a un Activo que se encuentre ligado al Código de Barras del Proveedor que se ingresó al crear el Activo.

AC - Activo Fijo: Este campo preselecciona las Órdenes de Trabajo activas para el o los Equipos cuyo Número de Activo corresponde a los valores aquí definidos. En este campo se pueden utilizar los comodines.

AC - Código: Esta selección agrupa las OT cuyos Activo coincidan con el relacionado en este criterio. Es posible definir el código completo o una porción del mismo. Por ejemplo: si se escribe 341%, se seleccionan todas las OT cuyo código de Activo inicia por 341. Si se escribe %1 se seleccionan todos los Solicitudes de Servicio cuyo código de Activo finaliza en un “1”. El porcentaje (%) es un carácter comodín que significa “todos”. También, es posible seleccionar el Activo a través del visor del módulo de Activo. Para ello se da un clic sobre el icono de filtro que se encuentra al lado del campo. Acto seguido se muestra la ventana de visor de Activos independiente. Ene Allí, una vez se encuentra el Activo, se selecciona dando un clic sobre cualquiera de sus campos. A continuación, se da un clic sobre botón aceptar o se hace doble clic sobre el registro seleccionado. Inmediatamente este código aparece automáticamente en el campo.

AC-Descripción: Selecciona las OT asociados a los Activos según criterios que se fundamenten en su descripción. Ejemplo: %Motor% selecciona todos los Activos, en cuya descripción, en cualquier posición, tengan la palabra “Motor”.

AC-Estado: Filtra las OT de acuerdo con el “Estado” de un Activo/Equipo u Objeto de Mantenimiento que se encuentre en estado “activo”.

AC-Número Activo Fijo: Este campo filtra las OT para el o los Activos cuyo Número de Activo corresponde a los valores aquí definidos. En este campo se pueden utilizar los comodines (%).

AC-Referencia: Este filtro permite filtrar las OT para el o los Activos cuya Referencia corresponda a los valores aquí definidos. En este campo se pueden utilizar los comodines (%).

AC-Serial: Esta alternativa permite filtrar las OT de acuerdo con el número serial del Activo objeto de mantenimiento. El campo acepta comodines (%).

AC-Ubicación Física: Permite la selección de las OT cuyo Activo se encuentre en una Ubicación Física determinada. Existen dos formas de definir la Ubicación Física del Activo. La primera es seleccionando una de la lista desplegable. La segunda es dando clic al icono de candado , el cual se desactiva y permite digitar segmentos del nombre de la Ubicación Física utilizando comodines (%) lo cual, también hace posible seleccionar OT cuyo Activo esté en una Ubicación Física que tenga parte del nombre igual. Por ejemplo: Cava% selecciona las OT con Activos cuya Ubicación Física empieza por la palabra Cava, independientemente de si se está hablando de la Cava de Fermentación, Maduración o Contrapresión.

AC-Tipo: Selecciona las OT asociados a los Activos que se encuentran asociados al tipo ingresado por el usuario.

2. FILTRAR POR CAMPOS DE LA ORDEN DE TRABAJO

Acción Técnica: Filtra las OT a las cuales se le definió la Acción Técnica seleccionada en esta opción. Existen dos formas de definir la Acción Técnica de la OT. La primera es seleccionando una de la lista desplegable. La segunda, es dando clic al icono de candado el cual se desactiva y permite digitar segmentos del nombre de la Acción Técnica usando comodines (%) que filtran la OT cuya Acción Técnica tenga parte del nombre igual.

Causa de Cierre: Permite buscar las OT que tienen una Causa de Cierre específica. Existen dos formas de definir la Causa de Cierre de la OT. La primera es seleccionándola desde la lista desplegable. La segunda es dando clic al icono de candado el cual se desactiva permitiendo digitar segmentos del nombre de la Causa de Cierre utilizando comodines (%) que permiten filtrar las OT cuya Causa de Cierre tenga parte del nombre igual.

Causa de Pendiente: Filtra las OT cuyo Estado es “Pendiente” según el tipo de Causa Pendiente seleccionada. Existen dos formas de definir la Causa de Pendiente de la OT. La primera es seleccionándola de la lista desplegable. La segunda es dando clic al icono de candado el cual se desactiva permitiendo digitar segmentos del nombre de la Causa de Pendiente utilizando comodines (%) que filtran las OT cuya Causa de Pendiente tenga parte del nombre igual.

Causa de Falla: Permite buscar las OT que tienen una Causa de Falla específica. Existen dos formas de definir la Causa de Falla de la OT. La primera es seleccionándola de la lista desplegable. La segunda es dando clic al icono de candado el cual se desactiva permitiendo digitar segmentos del nombre de la Causa de Falla utilizando comodines (%) que buscan las OT cuya Causa de Falla tenga parte del nombre igual.

Centro de Costo: Filtrar OT de acuerdo con el Centro de Costo asignado a ella. Existen dos formas de definir el Centro de Costo. La primera es seleccionándolo de la lista desplegable. La segunda es dando clic al icono de candado el cual se desactiva permitiendo digitar segmentos del nombre del Centro de Costo a través del uso de comodines (%). Cuando se utilizan comodines, es posible seleccionar las OT a Centros de Costo que tengan parte del nombre igual. Por ejemplo: Sistema% selecciona todas las OT en cuyo Centro de Costo exista la palabra Sistema, independiente de si se está hablando del Sistema de Agua, de Vapor o de Energía.

Centro Responsable: Agrupa las OT cuyo Centro Responsable sea el seleccionado. Existen dos formas de definir el Centro Responsable. La primera es seleccionándolo de la lista desplegable. La segunda es dando clic al icono de candado el cual se desactiva y permite digitar segmentos del nombre del Centro Responsable utilizando comodines(%).

Contrato: Filtra las OT que se encuentren asociadas a un contrato ya definido en la tabla de “CONTRATO” en el módulo de Infraestructura. Existen dos formas de definir el Contrato de la OT. La primera es seleccionándolo de la lista desplegable. La segunda es dando clic al icono de candado el cual se desactiva y permite digitar segmentos del nombre del Contrato utilizando comodines (%). Cuando se utilizan comodines, es posible filtrar las OT cuyo Contrato tenga parte del nombre igual.

Criterio de Generación: Permite filtrar el subconjunto de OT generadas desde PM, bajo el Criterio de Programación “XX” seleccionado. Los criterios son:

Abreviatura	Significado
MM	Mensual
SS	Semanal
SM	Semestral
AN	Anual
DD	Días (Mín. 3)
SA	Semanas del año
+M	Meses (mas de uno)
+S	Semanas (mas de una)
KI	Contador por Incremento
KL	Contador por Límite
FK	Frecuencia y Contador
TM	Trimestral
+K	Contador (mas de uno)
??	Sin Criterio

Descripción: Esta opción permite seleccionar las OT que cumplan con el criterio de selección establecido en este campo, es posible utilizar la funcionalidad de comodines (%).

Efecto de Falla: Este campo permite seleccionar las OT que posean una causa de falla específica. Existen dos formas de definir el Efecto de Falla de la OT. La primera es seleccionándola de la lista desplegable. La segunda es dando clic al icono de candado el cual se desactiva permitiendo digitar segmentos del nombre del Efecto de Falla utilizando comodines (%). Cuando se utilizan comodines, es posible seleccionar OT cuyo Efecto de Falla tenga parte del nombre igual.

Estado Particular: Permite seleccionar las OT de acuerdo a su Estado Particular. Al descolgar aparece el listado de todos los Estados posibles para una OT.

Estado General: Permite seleccionar las OT de acuerdo a un Estado general: Abierta, Cancelada y Cerrada.

Fecha de Cierre: Este criterio filtra las Órdenes de Trabajo por un rango de la Fecha de Cierre de Trabajos. Aparecen dos campos: Desde y Hasta. En cada uno de ellos se digita una fecha. De no digitar el campo “Desde”, se buscan las Órdenes de Trabajo cuya fecha de cierre esté en el lapso anterior a la fecha digitada en “Hasta”. De no digitar el campo “Hasta”, se buscan los registros cuya fecha de cierre esté en un lapso posterior a la digitada en “Desde”.

Comentarios: Filtra los registros que contengan una parte del comentario registrado en este campo.

Fecha de consumo Mano de Obra: Filtra las Órdenes de Trabajo por un rango de la Fecha de consumo de mano de obra en el Gasto Real de la OT. Aparecen dos campos: Desde y Hasta. En cada uno de ellos se digita una fecha. De no digitar el campo “Desde”, se buscan los registros cuya fecha de consumo de mano de obra esté en el lapso anterior a la fecha digitada en “Hasta”. Al no digitar el campo “Hasta”, se buscan las ots cuya fecha de consumo de mano de obra esté en un lapso posterior a la digitada en “Desde”.

Fecha de consumo en Gasto Real: Este criterio filtra las Órdenes de Trabajo por un rango de la Fecha de consumo de Gasto Real. Aparecen dos campos: Desde y Hasta. En cada uno de ellos se digita una fecha. De no digitar el campo “Desde”, se buscan los registros cuya fecha de consumo de Gasto Real esté en el lapso anterior a la fecha digitada en “Hasta”. Al no digitar el campo “Hasta”, se buscan las OT cuya fecha de consumo de mano de obra esté en un lapso posterior a la digitada en “Desde”.

Fecha de Inicio de Trabajos: Este criterio filtra las Órdenes de Trabajo por un rango de la Fecha de Inicio de Trabajos. Aparecen dos campos: Desde y Hasta. En cada uno de ellos se digita una fecha. De no digitar el campo “Desde”, se buscan los registros cuya fecha de Inicio de trabajos esté en el lapso anterior a la fecha digitada en “Hasta”. De no digitar el campo “Hasta”, se buscan las OT cuya fecha de fin de trabajos esté en un lapso posterior a la digitada en “Desde”.

Fecha de Fin de Trabajos: Este criterio filtra las Órdenes de Trabajo por un rango de la Fecha de Fin de Trabajos. Aparecen dos campos: Desde y Hasta. En cada uno de ellos se digita una fecha. De no digitar el campo “Desde”, se buscan los registros cuya fecha de fin de trabajos esté en el lapso anterior a la fecha digitada en “Hasta”. De no digitar el campo “Hasta”, se buscan las OT cuya fecha de fin de trabajos esté en un lapso posterior a la digitada en “Desde”.

Fecha de Creación: Permite filtrar las Órdenes de Trabajo cuya fecha de Creación se encuentren incluidas en el rango especificado en este campo. Aparecen dos campos: Desde y Hasta. En cada uno de ellos se digita una fecha. De no digitar el campo “Desde”, se buscan los registros cuya fecha de creación esté en el lapso anterior a la fecha digitada en “Hasta”. De no digitar el campo “Hasta”, se buscan las OT cuya fecha de fin de trabajos esté en un lapso posterior a la digitada en “Desde”.

Fecha Programada: Este criterio filtra las Órdenes de Trabajo por un rango de la Fecha Programada. Aparecen dos campos: Desde y Hasta. En cada uno de ellos se digita una fecha. De no digitar el campo “Desde”, se buscan los registros cuya fecha programada esté en el lapso anterior a la fecha digitada en “Hasta”. De no digitar el campo “Hasta”, se buscan las OT cuya fecha programada esté en un lapso posterior a la digitada en “Desde”.

Gasto Real Mano de Obra: Esta opción habilita una lista desplegable donde se escoge el criterio deseado, junto con un campo donde se digita el valor de comparación. Los criterios son:

Igual (=)
Mayor (>)
Menor (<)

Estos criterios actúan en comparación con el valor digitado en el campo que se activa al lado del operador aritmético. Ejemplo: Si se escoge el criterio Mayor (>) y la cantidad es 100.000, eso significa que filtrara todas las OT cuyo Gasto Real en la Mano de Obra sea Mayor a Cien Mil Pesos o unidades monetarias.

Gasto Real Materiales y Repuestos: Esta opción habilita una lista despegable donde se escoge el criterio deseado, junto con un campo donde se digita el valor de comparación. Los criterios son:

Igual (=)
Mayor (>)
Menor (<)

Estos criterios actúan en comparación con el valor digitado en el campo que se activa al lado del operador aritmético.

Gasto Real otros Conceptos: Esta opción se habilita una lista despegable donde se escoge el criterio deseado, junto con un cuadro donde se digita el valor de comparación.

Los criterios son:

Igual (=)
Mayor (>)
Menor (<).

Estos criterios actúan en comparación con el valor digitado en la casilla que se activa al lado del operador aritmético.

Número de la OT: Filtra los registros con base en su número consecutivo. Para ello se define en el criterio un rango. Aparecen cuatro campos, para ubicar el comienzo del rango “Desde” (Año-Consecutivo) y el fin del rango “Hasta” (Año-Consecutivo). De no digitar los campos “Desde”, se buscan las OT cuyo número es inferior al digitado en “Hasta”. De no digitar los campos “Hasta”, se buscan las OT cuyo número es posterior al digitado en “Desde”.

Número de la Solicitud: Permite buscar la OT por medio del consecutivo de la Solicitud de Servicio que fue asociada a la OT.

Presupuesto: Permite filtrar las Órdenes de Trabajo de acuerdo al manejo que hagan sobre su Presupuesto: No maneja, No aprobado, Aprobado.

Prioridad: Filtra las OT de acuerdo a su Prioridad, habilitándose una lista despegable desde el nivel 1 hasta el nivel 7.

Responsable por la Institución: Agrupa las OT de acuerdo al Responsable por Institución o la persona que recibe a satisfación. Existen dos formas de buscar el Responsable. La primera es seleccionándolo de la lista desplegable. La segunda es dando clic al icono de candado el cual se desactiva permitiendo digitar segmentos del nombre del Responsable, en el cual también es posible usar comodines (%). Cuando se utilizan comodines, es posible seleccionar las OT cuyo Responsable tenga una parte del nombre igual.

Referencia: Este opción agrupa las OT que tienen asociado el valor seleccionado, en el campo Referencia. Es posible usar comodines (%).

Responsable: Filtra las Órdenes de Trabajo de acuerdo al Responsable asignado.Existen dos formas de buscar el Responsable. La primera es seleccionándolo de la lista desplegable. La segunda es dando clic al icono de candado el cual se desactiva permitiendo digitar segmentos del nombre del Responsable, en el cual también es posible usar comodines (%). Cuando se usan comodines, es posible seleccionar las OT cuyo Responsable tenga una parte del nombre igual.

Responsable Asignado para Histograma: Permite buscar las OT cuyo Responsable está asignado para el histograma. Existen dos formas de definir el Responsable asignado para histograma de la OT. La primera es seleccionándolo de la lista desplegable. La segunda es dando clic al icono de candado el cual se desactiva permitiendo digitar segmentos del nombre del Responsable, en el cual también es posible usar comodines (%). Cuando se utilizan comodines, es posible seleccionar las OT cuyo Responsable tenga una parte del nombre igual.

Responsable en Gasto Real: Permite filtrar de las OT cuyo Responsable en Gasto Real está definido en la mano de obra del Gasto Real.

RP-Código: Filtra las OT cuyo Repuesto fue asociado en el Gasto Real. Para hacer la búsqueda del Repuesto, primero se elige el almacén de la lista desplegable en el primer campo, una vez elegido, se activa automáticamente el segundo que permite buscar el Repuesto a través del ícono azul de Materiales y Repuestos o digitarlo manualmente. Cuando se busca a través del ícono, se abre una nueva ventana de Materiales y Repuestos (allí también es posible seguir haciendo subgrupos). Para la selección del Repuesto se hace un doble clic o se selecciona el registro dando clic en el botón superior Aceptar.

Solicitante (Digitado Manualmente): Permite agrupar las OT cuyo Solicitante fue especificado manualmente y no pertenece a la lista de Terceros, está búsqueda es posible hacerla a través de los comodines (%).

Solicitante (Incluido en terceros - Tipo RI): Permite agrupar las OT cuyo Solicitante fue seleccionado de la tabla de terceros (como RI) y coincide con el definido en este criterio. Existen dos formas de definir el Solicitante de la OT. La primera es seleccionándolo de la lista desplegable. La segunda es dando clic al icono de candado el cual se desactiva permitiendo digitar segmentos del nombre del Solicitante usando comodines (%). El sistema hace la búsqueda de las OT cuyo Solicitante tenga parte del nombre igual.

Tipo de Actividad: Este criterio se habilita una vez que se haya elegido un TM. Filtra las Órdenes por TA. Existen dos formas de hacer la búsqueda. La primera es seleccionándola de la lista desplegable. La segunda es dando clic al icono de candado el cual se desactiva permitiendo digitar segmentos del nombre del TA utilizando comodines (%), el sistema hace la búsqueda de las OT cuyo TA tenga parte del nombre igual.

Tipo de Mantenimiento: Filtra las OT por TM. Al activar ésta opción se activan las siguientes opciones: Correctivo, Preventivo, Preventivo Manual, Predictivo, Metrología, Inspección, Lubricación, Otro-Mantto y Otro.

Tipo de Trabajo: Agrupa las Órdenes de Trabajo de acuerdo al TT al que están asociadas. Estas opciones aparecen individualizadas, pero es posible seleccionar dos o más.

Origen OT: Filtra las OT que se hayan generado por Solicitudes de Servicio, Paros y Averías u Órdenes de trabajo.

Ubicación Física: Permite filtrar las OT cuyo Activo esté en la ubicación física que se determina en este criterio. Existen dos formas de filtrar la Ubicación Física. La primera es seleccionándola de la lista desplegable. La segunda es dando clic al icono de candado el cual se desactiva permitiendo digitar segmentos del nombre de la Ubicación Física utilizando comodines (%), cuando se usan, es posible seleccionar los registros cuyo Activo esté en una Ubicación Física que tenga parte del nombre igual. Por ejemplo: Cava% selecciona las OT con Activos donde la Ubicación Física empiece por esta palabra, independientemente de si se está hablando de la Cava de Fermentación, Maduración o Contrapresión.

Días Vencimiento: Muestra los días vencidos que tiene una OT, a partir de la fecha programada y la fecha actual. Permite filtrar de las OT cuyos días de vencimiento apliquen al criterio definido. Esta opción habilita una lista despegable donde se escoge el criterio deseado, junto con un campo donde se digita el valor de comparación. Los criterios son:

Igual (=)
Mayor (>)
Menor (<)

Estos criterios actúan en comparación con el valor digitado en la casilla que se activa al lado del operador aritmético.

> *Nota: Es importante tener en cuenta que cuando se están realizando los subgrupos, se pueden utilizar uno o varios de estos criterios simultáneamente. También se permite la unión de selecciones, es decir, después de haber realizado una búsqueda de un criterio, es posible hacer otra y unir el resultado de las dos. Para ello, tras definir los criterios de la segunda selección, se da un clic al botón Mas , en lugar de darlo al botón aceptar .

Vistas Parciales / Pestañas

Acciones técnicas

Esta opción conduce a la tabla de Acciones Técnicas en una nueva pestaña de la OT. Esta tabla está ligada a la Infraestructura, creada con su mismo nombre, que contiene un listado de Acciones Técnicas frecuentes en un área de Mantenimiento. Con la información contenida allí, se pretende describir, breve pero concretamente, la actividad general realizada en una OT. Las Acciones Técnicas en una OT se pueden definir, después de haber seleccionado en la ventana Detalle de la Ficha Técnica de la OT en el momento de su creación, el cuadro llamado manejo de costos abc o bien, haberlas definido en la creación del Programa de Mantenimiento, continuación se muestra la porción Acciones Técnicas de una OT:

Imagen 72. Órdenes - Ventana Detalle Acciones Técnicas

En la pestaña de Acciones Técnicas de la Ventana Detalle de OT aparece un nuevo recuadro en el que irán apareciendo las que se vayan adicionando a través de un botón Adicionar Acción Técnica.

Imagen 73. Órdenes - Adicionar Acciones Técnicas

A continuación se describen los campos que componen esta ventana de información adicional:

Que Hacer: Aparece con los campos bloqueados para que el usuario visualice la información básica de la OT a la cual se le están asociando las Acciones Técnicas.

Nro. Ordinal: Es el ordinal asignado a cada Acción Técnica según el orden en el que se vayan adicionando.

Acción Técnica: En este campo se traen automáticamente las Acciones Técnicas definidas en la Infraestructura para seleccionar aquellas que se asociarán a la OT. Las Acciones Técnicas se seleccionan de la lista desplegable y se adicionan con el botón del signo .

Costo Estandar: Es el costo o valor que tiene la Acción Técnica.

Duración Estandar: El es el tiempo que toma la ejecución de la Acción Técnica.

Unidad de tiempo: Es la unidad de duración que tiene la Acción Técnica. Puede ser expresada en Días, Horas o Minutos.

Nota: Para actualizar una Acción Técnica de una OT se hace un clic sobre esa opción y luego se elige una nueva de la lista desplegable, finalizando con un clic al botón de actualizar acción técnica. Para desasociarla a una OT, se debe seleccionar y hacer un clic sobre el icono de Eliminar . Es importante tener en cuenta que las asociaciones y desasociaciones solo surgen efecto al Actualizar o guardar la OT.

Presupuesto

En una OT Manual que se acaba de crear, solo se permite definir o modificar su Presupuesto, hasta el momento en que se ha ya aprobado el mismo. Además, solamente se puede crear o modificar el Presupuesto de una OT si se ha establecido la opción control presupuestal, en la ventana detalle de la OT durante la creación de la OT. Esto significa que si a una OT no se le marcó el recuadro anterior, no tendrá la posibilidad de aceptar datos de Presupuesto, solamente de Gasto Real.

Los datos de Gasto Real se pueden registrar en una OT en cualquier momento, mientras esa OT no exija Control Presupuestal. Pero si la OT exige Control Presupuestal, solo se puede registrar el Gasto Real después de haber aprobado el Presupuesto, en cuyo caso ya no será posible modificar este último.

Se ingresa mediante un clic en la pestaña “Presupuesto” en la ventana detalle de OT.

Imagen 74. Órdenes - Presupuesto

En esta ventana se resumen los totales de los costos presupuestados de mano obra interna , mano obra externa , mat y rep , o.conceptos para acceder a cada uno de ellos se da un clic en el botón acorde a lo que se necesite ingresar en su respectiva ventana detalle, a continuación se explica detalladamente como ingresarlos:

Ingresar Mano de Obra Interna

Imagen 75. Órdenes - Mano de Obra Interna

A través de la ventana de Ingreso de Mano de Obra Interna se administra el Presupuesto de Mano de Obra de la OT.

Es importante destacar que el presupuesto de Mano de Obra de una OT, se prepara a nivel de Oficio, es decir, no se tiene en cuenta la persona que va a realizar la labor, pues se trata de un presupuesto y no se conoce a ciencia cierta, en la mayoría de los casos, quiénes serán los encargados de ejecutar la labor.

En la izquierda de la ventana aparece un pequeño listado de los oficios presupuestados para la OT activa. A la derecha, es posible efectuar modificaciones, así como ingresar nuevos oficios al presupuesto.

A continuación se hace un clic en el botón Adicionar mano obra interna se deberán diligenciar los siguientes campos:

CR: Es el centro responsable al que pertenece el oficio presupuestado. Es un campo de solo lectura, que se establece automáticamente al seleccionar el oficio.

OF: Lista los Oficios definidos en el módulo de Infraestructura. Aquí se escoge el Oficio a presupuestar.

TT: Muestra de manera automática el TT que tiene configurado el Oficio seleccionado. Es un campo de solo lectura, que se establece automáticamente en el recuadro de Mano de Obra Interna una vez se haya escogido el Oficio.

H. Hombre: Número de horas hombre requeridas presupuestadas según el Oficio descrito.

Minutos: Es el número de Minutos, que junto con las horas, conforman el tiempo total presupuestado. Así, si se desea presupuestar 4 horas y media de un oficio, debe ponerse “4” en el campo “H. Hombre”, y “30” en el campo “MM”.

Personas: Este campo indica cuántas personas van a desempeñar la labor. Retomando el ejemplo anterior, si se ingresa “2” en este campo, se está diciendo que 2 personas van a desempeñar el oficio. Como ya se definió que el total de tiempo requerido son 4 horas y media, se deduce entonces que entre las 2 personas se consumirá este tiempo.

Vr. Hora: Es el valor unitario de la hora para el oficio en cuestión. AM sugiere el costo hora traído desde la tabla de Infraestructura para el oficio, pero puede cambiarse.

Vlr. Total: Este campo es informativo y es calculado por el sistema, contiene el valor total del presupuesto para ese Oficio. Es el producto del Vlr. Hora por H. Hombre y Minutos. Se visualiza en la tabla de Mano de Obra Interna.

Una vez que se diligencian todos los campos se da clic en el ícono del Más , seguidamente se observa que la información creada se muestra en el recuadro de la mano de Obra Interna, ubicada al lado izquierdo.

Imagen 76. Órdenes - Ingresar MO

Una vez terminado el proceso, hacer clic en el botón ir a la matriz para regresar a la ventana principal de Presupuesto.

Es posible, actualizar un registro una vez ingresado. Se debe seleccionar o dar un clic sobre el ítem registrado y luego finalizar con el botón actualizar mano obra interna.

Imagen 77. Órdenes - Actualizar MO

Por otro lado, para eliminar un registro de la tabla de Mano de Obra Interna, se selecciona el registro y luego se da clic al icono de eliminar , sale un mensaje de alerta que indica al usuario de si está seguro de eliminar el registro y finalmente se da clic en Aceptar, como se muestra en la siguiente imagen:

Imagen 78. Órdenes - Eliminar MO

Ingresar Mano de Obra Externa

Imagen 79. Órdenes - ME

A través de la ventana de Ingreso de Mano de Obra Externa se administra el Presupuesto de Mano de Obra Externa de la OT.

Es importante resaltar que el presupuesto de Mano de Obra Externa de una OT, se prepara a nivel de la Especialidad (Oficio) del Responsable Externo, es decir, no se tiene en cuenta a la persona natural o jurídica que va a realizar la labor, pues se trata de un presupuesto y no se conoce a ciencia cierta, en la mayoría de los casos, quiénes serán los encargados de ejecutar la labor.

A la izquierda aparece el listado de los oficios o especialidades presupuestados, a la derecha es posible efectuar modificaciones a los ítems presupuestados o nuevos ingresos de oficios al presupuesto.

Para ingresar nuevas especialidades al Presupuesto de la OT se debe dar clic en el botón Adicionar mano obra externa y diligenciar los siguientes campos:

CR: Es el centro responsable al que pertenece el Oficio o Especialidad presupuestado. Es un campo de solo lectura, que se establece automáticamente al seleccionar el Oficio o Especialidad.

OF: Lista los Oficios o Especialidades definidos en el módulo de Infraestructura. Aquí se escoge el Oficio o la Especialidad a presupuestar.

TT: Muestra de manera automática el TT que tiene configurado el Oficio o Especialidad seleccionado. Es un campo de solo lectura, que se establece automáticamente en el recuadro de Mano de Obra Externa una vez se haya escogido el Oficio o Especialidad.

Costo Unitario por hora/visita: Se digita el valor unitario por hora o por visita de parte del responsable ejecutor externo para esa actividad programada, ya sea un Contratista o un Servicio Externo.

Una vez que se diligencian todos los campos se da clic en el icono del Más , seguidamente, se observa que la información creada se muestra en el recuadro de la mano de Obra Externa, ubicada al lado izquierdo.

Es posible, actualizar un registro una vez ingresado. Se debe seleccionar o dar un clic sobre el ítem registrado y luego finalizar con el botón actualizar mano obra externa.

Imagen 80. Órdenes - Actualizar ME

Una vez terminado el proceso, hacer clic en el botón ir a Matriz. para regresar a la ventana principal de Presupuesto.

Por otro lado, para eliminar un registro de la tabla de Mano de Obra Externa, se selecciona el registro y luego se da clic al icono de eliminar sale un mensaje de alerta que indica al usuario de si está seguro de eliminar el registro y finalmente se da clic en Aceptar, como se muestra en la siguiente imagen:

Imagen 81. Órdenes - Eliminar ME

Ingresar Materiales y Repuestos

Imagen 82. Órdenes - M y R

A través de la ventana de Ingreso de Materiales y Repuestos se administra el Presupuesto de Materiales y Repuestos de la OT. A la izquierda aparece el listado de los Almacenes y Materiales y Repuestos presupuestados.

A la derecha es posible efectuar modificaciones a los ítems o ingresar nuevos. Para ingresar nuevos Materiales y Repuestos, se debe dar clic al botón Adicionar material y repuesto se deben diligenciar los siguientes campos:

Almacén: Se elige el almacén dónde se encuentra el repuesto a ingresar al presupuesto.

Buscar Por: Este campo se listan las siguientes opciones para hacer la búsqueda de un Material y Repuesto: Código, Referencia, Cod. Barra Int y Cod. Barra Prov. Se habilitará una vez se elija el Almacén.

M y R: Este campo se habilita una vez se haya seleccionado el Almacén. Existen dos formas de seleccionar el Repuesto:

La primera consiste de forma manual solo digitando el valor correspondiente al código, referencia, código de barras interno o proveedor del Material y Repuesto.

La segunda consiste en buscar el Material y Repuesto, a través del visor de Material y Repuesto. Para ello se da un clic sobre el icono de filtro de Repuesto . Acto seguido se muestra la ventana de visor de Repuesto con la posibilidad de hacer allí subgrupos. Una vez se encuentra el Repuesto, se selecciona dando un clic sobre cualquiera de sus campos, seguidamente un clic sobre el botón Aceptar de esa ventana o también es posible seleccionarlo dando doble clic sobre el registro seleccionado. Inmediatamente ese código aparece en el campo de M y R y automáticamente se actualizan los campos de UM y Valor Unitario.

Descripción M y R: Es un campo de solo lectura, que muestra la descripción del material y repuesto seleccionado.

Cantidad: Es la cantidad presupuestada para el repuesto seleccionado.

Unidad de Medida: Es un campo de solo lectura que muestra la unidad de consumo del repuesto seleccionado.

Vlr. Unitario: Es el valor unitario del repuesto seleccionado. AM sugiere el valor unitario ya establecido del Repuesto en cuestión, sin embargo, puede cambiarse.

TT: Este campo de solo lectura, muestra el TT para el cual se presupuesta el Material o Repuesto.

Vlr. Total: Este campo es informativo y es calculado por el sistema, contiene el valor total del presupuesto para ese Repuesto. Es el producto entre el Vlr. Unitario y la Cantidad.

Una vez se diligencien estos campos se da clic en el ícono de Más para agregar como se muestra en la imagen anterior.

Es posible, actualizar un registro una vez ingresado. Se debe seleccionar o dar un clic sobre el ítem registrado y luego finalizar con el botón actualizar material y repuesto.

Imagen 83. Órdenes - Actualizar M y R

Una vez terminado el proceso, hacer clic en el botón ir a matriz para regresar a la ventana principal de Presupuesto.

Por otro lado, para eliminar un registro de la tabla de Material y Repuesto, se selecciona el registro y luego se da clic al ícono de eliminar sale un mensaje de alerta que indica al usuario si está seguro de eliminar el registro, finalmente se da clic en Aceptar como se muestra en la siguiente imagen:

Imagen 84. Órdenes - Eliminar M y R

Ingresar otros Conceptos

Imagen 85. Órdenes - OC

A través esta ventana de Ingreso de Otros Conceptos se administra el Presupuesto de Otros Conceptos de la OT.

A la izquierda aparece el listado de los Otros Conceptos presupuestados, a la derecha es posible efectuar modificaciones a los otros conceptos presupuestados, así como ingresar nuevos conceptos de costo al presupuesto.

Para ingresar nuevos Otros Conceptos al presupuesto de una OT, se debe dar clic al botón Adicionar otro concepto y diligenciar los siguientes campos:

Concepto: Es el “Otro Concepto” a presupuestar. Se selecciona descolgando la lista de otros Conceptos, traída desde su tabla en Infraestructura.

TT: Este campo de solo lectura, muestra el TT para el cual se presupuestó ese Concepto de Costo desde su tabla en Infraestructura.

Moneda: Este campo de solo lectura, muestra la moneda definida al otro concepto de costo en la tabla de Infraestructura.

Nro. Unidades: Se define el número de unidades del Concepto de Costo seleccionado anteriormente.

Vlr. Unitario: Es el valor presupuestado del “Otro Concepto Costo”. AM sugiere el valor unitario del concepto que se encuentra ingresando al sistema.

Vlr. Total: Es el costo total presupuestado del “Otro Concepto Costo” teniendo en cuenta el número de unidades y el valor unitario.

Una vez se diligencien estos campos se da clic en el ícono de Más para agregar.

Es posible, actualizar un registro una vez ingresado. Se debe seleccionar o dar un clic sobre el ítem registrado y luego finalizar con el botón actualizar otro concepto, como se muestra continuación:

Imagen 86. Órdenes - Actualizar OC

Por otro lado, para eliminar un registro de la tabla de Otro Concepto de Costo, se selecciona el registro y luego se da clic al ícono de eliminar , mostrando un mensaje de alerta que indica al usuario si está seguro de eliminar el registro, finalmente se da clic en aceptar como se muestra en la siguiente imagen:

Imagen 87. Órdenes - Eliminar OC

> Nota: Finalmente, al hacer clic en el botón ir a la matriz, se regresa a la ventana principal de Presupuesto y para que todos estos cambios queden grabados en la OT se debe dar clic en Actualizar .

Gasto Real

Para ingresar a esta opción, se debe dar clic en la pestaña “Gasto Real” de la ventana detalle de OT. Los datos de Gasto Real se pueden registrar en una OT en cualquier momento, mientras esa OT no exija Control Presupuestal. Pero si la OT exige Control Presupuestal, solo se puede registrar el Gasto Real después de haber aprobado el Presupuesto, en cuyo caso, ya no es posible modificarlo. Una vez aprobado, este Presupuesto debe pasarse al Gasto Real a través del botón pasar el presupuesto al gasto real como se muestra a continuación:

Imagen 88. Órdenes - Pasar Presupuesto a Gasto Real

Una vez que se traslada el Presupuesto al Gasto Real, el sistema muestra un mensaje de confirmación y la ventana de Gasto Real se visualiza de la siguiente manera:

Imagen 89. Órdenes - Gasto Real

Esta tabla resume los totales de los gastos de Mano de Obra Interna, Mano de Obra Externa, Materiales y Repuestos y Otros Conceptos de Costo. A través de esta ventana de Gasto Real se puede administrar el Gasto Real de la OT. Se compone de dos zonas:

En la zona superior, aparece la matriz de Gasto Real, que resume los costos reales para la OT, discriminando por TT (En las filas), y por Tipo de Consumo (En las columnas). La última fila y la última columna de la matriz, discriminan la diferencia contra el Presupuesto, conformando así el Control Presupuestal de la OT.

En la zona inferior, aparecen los botones para ingresar Mano de Obra Interna, Mano de Obra Externa, Materiales y Repuestos, y Otros Conceptos.

Ingresar Mano de obra Interna

Imagen 90. Órdenes - Gasto Real Mano de Obra Interna

A través de la ventana de GR de Ingreso de Mano de Obra Interna s e administra el Gasto Real de Mano de Obra de la OT.

A diferencia del Presupuesto de Mano de Obra Interna, el Gasto Real de la Mano de Obra Interna se efectúa a nivel de Responsable, es decir, se tiene en cuenta a la persona que realiza la labor.

A continuación se describen los campos que componen esta ventana; cuando se requiera actualizar o ingresar nuevas personas que intervinieron en una OT, al gasto real de la misma, se deberán diligenciar los siguientes campos:

Fecha de Uso: Es la fecha en la cual se utiliza el recurso.

OF: Es el oficio al que pertenece el Responsable asignado. Es un campo de solo lectura, que se establece una vez se selecciona el Responsable.

Responsable: Es la persona que ha ejecutado la OT. Se elige el Responsable descolgando el listado de Responsables, traído desde la tabla de Infraestructura.

Filtrar por OF: Al seleccionar esta opción, en el campo “Responsable” solo se descuelgan los Responsables correspondientes al Oficio definido en la opción “OF”. De no hacerlo, en el campo “Responsable” se despliegan todos los “Responsables ejecutores” existentes en la tabla respectiva.

H. Hombre: Es el número de Horas Hombre consumidas por el Responsable en cuestión.

Minutos: Es el número de Minutos, que junto con las horas, conforman el tiempo total consumido. Así, si se consumen 3 horas y media de un responsable, debe registrarse “3” en el campo “H. Hombre”, y “30” en el campo “Minutos”.

Tipo Hr.: Dado que un Responsable a través del Oficio del mismo puede poseer varios tipos de Hora, cada uno con un valor distinto, en este campo se selecciona el Tipo de Hora adecuado. AM sugiere el valor hora correspondiente, dependiendo del tipo elegido. Si se elige el Tipo “Otro”, AM no sugiere ningún valor hora, y deja a decisión del usuario el valor a asignar en este campo.

Vlr. Hora: Es el valor unitario de la hora para el oficio del Responsable en cuestión. AM automáticamente sugiere el costo por hora traído desde la tabla de Infraestructura para el Oficio, en los casos en que el tipo hora es distinto de “Otro”, el campo se habilitará para digitar un valor hora.

Tipo de Asignación: Este campo define al responsable de la mano de obra de la OT, el tipo de intervención que realiza en el tiempo que la OT esté abierta. La opción “Presupuesto para Histograma” es para definir la proyección a futuro de la carga de trabajo del responsable; y “Ejecución Real” es para definir la carga de trabajo ejecutada.

TT: Este campo es informativo. Muestra el TT que tiene definido el Oficio seleccionado, se establece automáticamente una vez se ha seleccionado el Responsable y se visualiza en la tabla de Mano de Obra Interna.

Vlr.Total: Este campo es informativo y es calculado por el sistema, contiene el valor total del Gasto Real para ese Responsable. Es el producto del Vlr. Hora por H. Hombre y Minutos. Se visualiza en la tabla de Mano de Obra Interna.

Una vez se diligencien estos campos se da clic en el ícono de Mas para agregar, como se muestra a continuación:

Imagen 91. Órdenes - Gasto Real Ingresar MO

En el caso de actualizar la información de Mano de Obra Interna se da clic en actualizar mano de obra interna. Seguidamente, se observa que la información queda grabada en la tabla ubicada al lado izquierdo.

Imagen 92. Órdenes - Gasto Real Actualizar MO

Por otro lado, para eliminar un registro de la tabla, se selecciona el registro y luego se da clic al ícono de eliminar , sale un mensaje de alerta que indica al usuario si está seguro de eliminar el registro, finalmente se da clic en aceptar como se muestra en la siguiente imagen:

Imagen 93. Órdenes - Gasto Real Eliminar MO

Ingresar Mano de Obra Externa

Imagen 94. Órdenes - Gasto Real Mano de Obra Externa

A través de la ventana de Ingreso de Mano de Obra Externa se administra el Gasto Real de Mano de Obra Externa de la OT. Es importante recalcar que el Gasto Real de Mano de Obra Externa de una OT, se prepara a nivel del Responsable Ejecutor Externo, es decir, quiénes fueron los encargados de ejecutar la labor.

A continuación se describen los campos que componen esta ventana; cuando se quiera actualizar o ingresar nuevos Responsables ejecutores externos a la OT, se deberán diligenciar los siguientes campos:

Fecha de Uso: Es la fecha en la cual se utiliza el recurso.

OF: Es el Oficio al que pertenece el Responsable Externo asignado. Es un campo de solo lectura, que se establece una vez se selecciona el Responsable.

Responsable: Es el Responsable Externo que ha ejecutado la OT. Para seleccionarlo se descuelga el listado de Responsables Externos, traído desde la tabla de Infraestructura.

Filtrar por OF: Al seleccionar esta opción, en el campo “Responsable” solo se descuelgan los Responsables Externos correspondientes al Oficio definido en la opción “OF”. De no hacerlo, en el campo “Responsable” se despliegan todos los “Responsables ejecutores Externos” existentes en la tabla respectiva.

Costo Unitario por hora/visita: Se digita el valor o el costo unitario por hora o por visita de parte del Responsable Ejecutor Externo para esa actividad programada.

Una vez se diligencien estos campos se da clic en el ícono de Mas para agregar, como se muestra a continuación:

Imagen 95. Órdenes - Gasto Real Ingresar ME

En el caso de actualizar la información de Mano de Obra Externa, se da clic en Actualizar Mano de Obra Externa. Seguidamente, se observa que la información queda grabada en la tabla ubicada al lado izquierdo.

Imagen 96. Órdenes - Gasto Real Actualizar ME

Imagen 97. Órdenes - Gasto Real Eliminar ME

Ingresar Materiales y Repuestos

Imagen 98. Órdenes - Gasto Real Materiales y Repuestos

A través de la ventana de Ingreso de Materiales y Repuestos se administra el consumo real de Materiales y Repuestos de la OT.

A continuación se describen los campos que componen esta ventana; cuando se quiera actualizar o ingresar nuevos Materiales y Repuestos al gasto real de una OT, se deberán diligenciar los siguientes campos:

Fecha de Uso: Es la fecha en la cual se utiliza el recurso.

Almacén: Se elige el almacén dónde se encuentra el Repuesto a consumir y a ingresar al Gasto Real.

Buscar Por: Este campo es de solo lectura y muestra por defecto la opción de Código. Una vez se elige el Almacén, este campo se habilita y lista las opciones por las cuales se puede buscar el ítem a relacionar. Las opciones son: Código, Referencia, Cod. Barra Int y Cod. Barra Prov.

M y R: Este campo se habilita una vez se haya seleccionado el Almacén. Existen dos formas de seleccionar el Repuesto:

La primera consiste de forma manual solo digitando el valor correspondiente al código, referencia, código de barras interno o proveedor del Material y Repuesto.

Descripción M y R: Es un campo de solo lectura, que muestra la descripción del material y repuesto seleccionado.

Cantidad: Es la cantidad que se va a consumir en la ejecución de esa OT para el repuesto seleccionado.

UM: Es un campo de solo lectura que muestra la unidad de consumo del repuesto seleccionado.

Vlr. Unitario: Es el valor unitario del repuesto seleccionado. AM sugiere el valor unitario ya establecido del Repuesto en cuestión, sin embargo, puede cambiarse.

TT: Este campo es informativo. Muestra el TT que tiene definido el Material y Repuesto seleccionado, se establece automáticamente una vez se ha seleccionado el Material y Repuesto. También, se visualiza en la tabla de Materiales y Repuestos.

Vlr. Total: Este campo es informativo y es calculado por el sistema, contiene el valor total consumido para ese Material y Repuesto. Es el producto del Vlr. Unitario por la Cantidad. Se visualiza en la tabla de Materiales y Repuestos.

Una vez se diligencien estos campos se da clic en el ícono de Mas para agregar, como se muestra a continuación:

Imagen 98. Órdenes - Gasto Real Ingresar M y R

En el caso de actualizar la información de Materiales y Repuestos, se da clic en Actualizar Material y Repuesto. Seguidamente, se observa que la información queda grabada en la tabla ubicada al lado izquierdo.

Imagen 99. Órdenes - Gasto Real Actualizar M Y R

Imagen 100. Órdenes - Gasto Real Eliminar M y R

Ingresar otros Conceptos de Costo

Imagen 101. Órdenes - Gasto Real Otros Conceptos de Costo

A través de la ventana de Ingreso de Otros Conceptos se administra el Gasto Real de “Otros Conceptos’’ de la OT.

A continuación se describen los campos que componen esta ventana; cuando se quiera actualizar o ingresar nuevos Otros Conceptos de Costo al Gasto Real de una OT, se deberán diligenciar los siguientes campos:

Concepto: Es el “Otro Concepto” a presupuestar. Se selecciona descolgando la lista de Otros Conceptos, traída desde su tabla en Infraestructura.

Fecha de Uso: Es la fecha en la cual se utiliza el recurso.

Concepto: Es el “Otro Concepto‟ a cargar a la OT. Se selecciona descolgando la lista de otros Conceptos, traída desde su tabla en Infraestructura.

Nro. Unidades: Se define el número de unidades consumidas del Concepto de Costo seleccionado anteriormente.

Vlr. Unitario: Es el valor presupuestado del “Otro Concepto Costo”. AM sugiere el valor unitario del concepto que se encuentra ingresando al sistema. Sin embargo, es modificable por el usuario.

Moneda: Este campo de solo lectura, muestra la moneda definida al otro Concepto de Costo en la tabla de Infraestructura.

Vlr. Total: Es el costo total consumido del “Otro Concepto Costo” teniendo en cuenta el número de unidades y el valor unitario.

Info. Adicional: Es un campo donde se define un pequeño comentario sobre el consumo.

Una vez se diligencien estos campos se da clic en el ícono de Mas para agregar, como se muestra a continuación:

Imagen 102. Órdenes - Gasto Real Ingresar Otros Conceptos de Costo

En el caso de actualizar la información de Materiales y Repuestos, se da clic en Actualizar Otro Concepto. Seguidamente, se observa que la información queda grabada en la tabla ubicada al lado izquierdo.

Imagen 103. Órdenes - Gasto Real Actualizar Otros Conceptos de Costo

Imagen 104. Órdenes - Gasto Real Eliminar Otro Concepto de Costo

Nota: Para finalizar, hacer clic en el botón ir a la matriz para regresar a la ventana principal de Gasto Real y luego para acentar los cambios en el Gasto Real de la OT se debe dar clic en Actualizar .

Seguimiento y Cierre

Para cerrar la Orden, se debe contar con el permiso de Cerrar ortorgado por el usuario admistrador, este permiso sólo permite cerrar una OT individual y actualizar sólo la actual pestaña.

En el Seguimiento o Cierre se mantiene al día la información vital de ejecución de la OT, desde el momento en que se crea, hasta el momento en que se cierra para proceder a enviarla a Historia. Es aquí donde se registran las fechas, tiempos y demás básicos concernientes a la ejecución de la labor.

Imagen 105 Órdenes - Detalle Seguimiento y Cierre

Para actualizar o hacer seguimiento de una OT, se deberán diligenciar los siguientes campos:

Que Hacer: Este recuadro aparece con los campos bloqueados para que el usuario visualice la información básica de la OT.

F/H de Paro: Este campo aparece adicional sólo para las OT Correctivas, y se registra la Fecha y hora del daño ocurrido. La fecha se maneja en formato DD/MM/AAAA (Día, Mes, Año); la hora se maneja en formato de 12h. Cabe anotar, que la fecha y hora consignadas corresponden al momento en que se informó del daño o falla a Mantenimiento, así que es posible que el daño haya ocurrido en una fecha/hora anterior. Sin embargo se debe procurar, administrativamente, que Mantenimiento se entere lo más pronto posible de la Fecha y Hora reales del Daño.

F/H Atención: Es la fecha y hora en la que el Personal de Mantenimiento llega a atender el fallo reportado, o sea, cuando se hace presente en la Ubicación Física del equipo, para realizar una inspección previa sobre el Equipo Reportado. La fecha se maneja en formato DD/MM/AAAA (Día, Mes, Año) y la hora se maneja en formato de 12h. Normalmente se utiliza en OTs creadas manualmente. Una vez se digita la Fecha y Hora de Atención, éstas se sugieren para la fecha/hora de Inicio de Trabajos y Fin de Trabajos de la OT, claro está, si tales fechas y horas no han sido digitadas aún.

F/H Inicio Trabajos: Es la Fecha y Hora que indica el momento de inicio de labores una vez que todas las condiciones están dadas: se han superado los tiempos de inspección y administrativos; la máquina está lista y en condiciones de ser mantenida, ya fue entregada al Depto. de Mantenimiento y éste a su vez, cuenta con todos los recursos necesarios para la ejecución: herramientas, instrumentos, materiales, repuestos y responsable. La fecha se maneja en formato DD/MM/AAAA (Día, Mes, Año) y la hora se maneja en formato de 12h.

F/H Fin Trabajos: Es la Fecha y Hora que indica el momento en que finalizan las labores de mantenimiento, incluyendo las pruebas o ensayos que determinaron el buen funcionamiento del equipo. La fecha se maneja en formato DD/MM/AAAA (Día, Mes, Año) y la hora se maneja en formato de 12h.

Tiempo Duración (ttr): AM sugiere como Tiempo de Duración, (o time to repair), la diferencia entre la Fecha/Hora de Fin de Trabajos y la Fecha/Hora de Inicio de Trabajos. Cabe anotar, que no siempre el Tiempo de Duración es la diferencia entre estas fechas/horas, porque pueden existir eventos que dejan temporalmente a la OT en Estado de “Pendiente”. AM permite corregir el tiempo de Duración en una OT, después de que fue calculado por el sistema, para que refleje el tiempo real de la ejecución. Por ejemplo, si una OT tiene como Fecha de Inicio de Trabajos XXXX/12/01 08:30 a.m., y como Fecha de Fin de Trabajos XXXX/12/01 04:00 p.m., AM sugiere como Tiempo de Duración 7 horas y 30 minutos. Sin embargo, si durante ese lapso se tuvo que detener la ejecución por 2 horas, debido a que faltaba un Repuesto o a que el técnico encargado se ausentó a realizar otra labor, se debe corregir la duración en 5 horas y 30 minutos.

T. Improductivo: AM sugiere como Tiempo Improductivo la diferencia entre la Fecha/Hora de Fin de Trabajos y la Fecha/ Hora de Paro (Para OT Correctivas), o como la diferencia entre la Fecha/Hora de Fin de Trabajos y la Fecha/Hora de Inicio de Trabajos (Para OT no Correctivas). Sin embargo, este valor puede corregirse, después de que fue calculado por el sistema, para reflejar la cantidad Real de Tiempo Improductivo que tuvo el Equipo en la OT actual.

Por ejemplo, si una OT correctiva tiene como fecha de Información de Paro XXXX/12/01 08:00 a.m., y como fecha de Fin de Trabajos XXXX/12/02 12:30 pm, AM sugiere como Tiempo Improductivo, 1 día, 4 horas y 30 minutos. Sin embargo, si en ese lapso, el Equipo no trabaja de 10 PM a 6 AM, pues la empresa no labora este turno de producción, se debe definir el tiempo improductivo como solamente de 20 horas y 30 minutos.

Tiempo Total de Solución: Este campo es calculado por el sistema y no permite corrección manual, equivale a la diferencia entre la Fecha de Paro y la fecha de Fin de Trabajos para las Órdenes Correctivas y para las OT preventivas o con otro tipo de mantenimiento es la diferencia entre la Fecha De Atención y la Fecha Fin de Trabajos.

Estado de la OT: los estados estándares del sistema que puede tener una OT son:

E: En Ejecución
K: Cancelada o No ejecutada
C: Cerrada Ejecutada
P: Pendiente de Ejecución
PR: Programada
PL: Planeada

Causa pendiente: Este campo se agregará en el caso de que a la OT se le ha ya definido el Estado “P: Pendiente de Ejecución”, luego se descuelgan las causas relacionadas a dicho Estado. En caso de requerir registrar una causa distinta, que no exista en la lista, se puede crear en la tabla respectiva de Infraestructura.

Causa de Cierre: Por defecto, cuando el Estado de la OT es cerrada y ejecutada, el sistema ubica en este campo la causa “OT Ejecutada”. Las opciones que se descuelgan en este campo varían según el Estado anteriormente definido. Por ejemplo, Si la OT se ha cerrado con un Estado de “K: Cancelada o No Ejecutada”, aparecen las distintas causas por las cuales se puede cancelar una OT. En caso de requerir registrar una causa distinta, que no exista en la lista, se puede crear en la tabla respectiva de Infraestructura.

Estado del Activo: Permite actualizar el estado del Activo desde esta opción. La funcionalidad de poder definir que el usuario logueado pueda modificar el estado del Activo, se parametriza en Administración, se sobrepone el mouse en una compañía de la lista que se muestra y se da clic en Valores por Defecto, la etiqueta OT, la opción “Modificar Estado del Equipo en Seguimiento y Cierre de la OT”.

Dejar el GR en Cero (0): Esta opción se habilita cuando el Estado de la OT es Cerrada Ejecutada o Cancelada o No Ejecutada. Si se habilita el check dando clic, al finalizar el cierre de la OT, el Gasto Real registrado en la OT se elimina, dejando los costos totales del Gasto Real en cero (0).

Causa de Falla: Para OT correctivas este campo es obligatorio, se registra la Causa de la Falla que dio origen a la labor actual. Estas opciones que se despliegan, corresponden a las definidas en su tabla en la Infraestructura.

Efecto de Falla: Para OT correctivas, en este campo se registra el Efecto mas significativo de la falla que se presentó y fue reportado por producción.

Meses de Garantía: Indica cuántos meses de garantía se ofrecen por la labor realizada. El número de meses establecido empieza a regir a partir de la Fecha de Fin de Trabajos de la OT.

Conf. Subjetiva AC.: Este campo le permite establecer al técnico de mantenimiento encargado de la labor, un concepto subjetivo sobre la Confiabilidad del Equipo una vez finalizados los trabajos. Es un concepto que no se fundamenta en criterios o metodologías técnicas, pero que sí indica una apreciación de quien revisó y mantuvo el equipo objeto de la OT.

Email: En este campo el sistema asigna automáticamente el correo electrónico del Solicitante definido en la ficha técnica de la OT de la ventana detalle en el campo de Correo Electrónico. Sin embargo, este campo es modificable por el usuario y puede asignar el email de la persona que recibirá el trabajo de mantenimiento.

Fecha y estado del contador al momento de ejecución: En este recuadro se ingresa toda la información relacionada con el contador del equipo y su fecha de lectura al momento de cerrar la OT. Al actualizar esta información el sistema genera un mensaje para modificar la fecha de inicio de periodo en el módulo de programas; el usuario decide si se desea modificar este tipo de información o no. Se deben llenar los siguientes campos para proceder a actualizar la información:

Tipo CO: Este campo permanece bloqueado y muestra el nombre del Contador del Activo que fue asignado en el PM por Contador. Valor del CO en el Activo: Este campo permanece bloqueado y muestra el valor del Contador del Activo que se tenga definido en el módulo de Activos en la pestaña Ficha Técnica.

FF Lectura CO en el Activo: Este campo permanece bloqueado y muestra la fecha de lectura del Contador del Activo que se tenga definido en el módulo de Activos en la pestaña Ficha Técnica. Valor del CO en la Generación: Este campo permanece bloqueado y muestra el valor del Contador del Activo proyectado por el PM al momento de generarse.

FF Lectura CO en la Generación: Este campo permanece bloqueado y muestra la fecha de lectura del Contador del Activo proyectado por el PM al momento de generarse.

Valor del CO en la Ejecución: En este campo se define el valor del Contador del Activo al momento de ejecutarse la labor o al momento del cierre de la OT.

FF Lectura CO en la Ejecución: En este campo se define la fecha de lectura del Contador del Activo al momento de ejecutarse o al momento del cierre de la OT.

En el Seguimiento o Cierre, además de los botones Actualizar seguido, se visualiza el botón bitácora Bitácora, el cual muestra en una nueva ventana el historial de cambios de la OT en: Estado, Prioridad y Responsable. Se muestra esta información solo si se han presentado modificaciones, de lo contrario los campos permanecen en blanco.

Imagen 106. Órdenes - Detalle Bitácora en Seguimiento y Cierre

>Nota: Nótese que para hacer efectivo el cierre o el cambio del estado de la OT se encuentra el botón Actualizar como se indica en las dos imágenes anteriores, este botón sólo cumple la función de actualizar únicamente la pestaña de seguimiento y cierre (tiempos y estado) ya que el botón de Actualizar se inactiva una vez que se encuentre en esta pestaña, es por esto que si se desean guardar otros cambios se debe estar en las otras pestañas (ficha técnica, gasto real, multimedia)

Una vez se actualice el sistema responde con un mensaje de advertencia, para continuar dar un clic en aceptar.

Imagen 107. Órdenes - Mensaje Alerta Seguimiento y Cierre

Evaluación de Servicio

Se puede realizar la evaluación del servicio prestado por el personal de mantenimiento o de servicios en la OT seleccionada. La evaluación la debe realizar un usuario, previamente autorizado, quien fuera el receptor del servicio, una vez que se ha ya cerrado la OT, esta opción de evaluación se hace disponible, cuando se han definido las cinco preguntas de evaluación, en el módulo de “Administración”, “Valores por Defecto”, “Parámetros para Evaluación del Servicio. Es posible realizar la evaluación del servicio de una OT, cuando el solicitante se encuentra registrado como un usuario solicitante en el AM.

Imagen 108 Órdenes - Evaluación de Servicio

Nota: Una vez cerrada o cancelada la OT no es posible hacer cambios de estado, se debe de contar con el permiso del usuario administrador para efectuar cambios de estado a través de la transacción Seguimiento o Cierre Masivo que permite hacer cierre especial de Órdenes el cual se explica en la sección Transacciones.

Multimedia

Imagen 109. Órdenes - Multimedia

En la gráfica anterior, Ventana Multimedia, se aprecian sus componentes y sus respectivos contenidos. A través de la ventana Multimedia se adjunta información adicional a la OT en cada una de sus carpetas asignadas. Esta opción permite asociar a la OT uno o varios documentos, con el objetivo de facilitar o guiar el trabajo a realizar o detallarlo minuciosamente. AM acepta documentos de extensiones .DOC, XLS, PDF, JPG es decir, de Microsoft Word o Microsoft Excel, Acrobat o Imágenes.

Los documentos anexos pueden contener ayudas necesarias en la ejecución de la OT, planos, manuales técnicos, manuales de normas técnicas de Mantenimiento o de especificaciones detalladas, normas de seguridad, enfoques de acción, procedimientos sobre cómo realizar la labor, listas de verificación, protocolos de prueba u otra información estándar para su ejecución.

A continuación se describen las carpetas que componen esta ventana; cuando se quiera actualizar o ingresar nueva información a la OT, se deberán registrar así:

Que Hacer: Es la información general que aparece en cada pestaña con los campos bloqueados para que el usuario visualice la información básica de la OT.

Documentos: En esta carpeta se relaciona toda clase de documentación relacionada a la OT. Ejemplo: Archivos en Word, PDF, Excel, entre otros.

Imágenes: En esta carpeta se relaciona toda clase de imágenes relacionadas a la OT. Ejemplo: Imágenes en formato JPG, PNG, entre otros.

Videos: En esta carpeta se relacionan porciones de videos relacionados a la OT. Ejemplo: Videos en formato wmv y mp4.

Para adicionar un documento, imagen o video, se debe dar un doble clic sobre la carpeta deseada, y luego seleccionar del ícono de nube , como se muestra a continuación:

Imagen 110. Órdenes - Abrir Explorador Archivos

A continuación se abre el explorador de archivos, seguido de seleccionar el archivo dar un clic en abrir.

Imagen 111. Órdenes - Seleccionar Archivos

De manera adicional u opcional se puede escribir un nombre en el siguiente campo para enfatizar de lo que trata el archivo:

Imagen 112. Órdenes - Nombrar Archivo

Los archivos que se van adicionando van quedando guardados uno debajo del otro y si se da un clic sobre el nombre de una de las imágenes, se muestra la previsualización, como se muestra a continuación:

Imagen 113. Órdenes - Previsualización de imagen

Para desasociar un documento, o una imagen o un video, a la OT se da clic al icono de basura que se encuentra al lado derecho del archivo al que se le va a realizar la operación. Inmediatamente, sale un mensaje de alerta que pregunta al usuario si está seguro de eliminar este registro, finalmente confirmar con el botón Aceptar.

Imagen 114. Órdenes - Desasociar un Archivo

Si se desea descargar un archivo adjunto a la OT, se debe dar clic en el ícono de nube con direccional hacia abajo la nube con flecha hacia abajo que se encuentra al lado derecho del archivo que se quiere descargar.

Transacciones

Analizar / Generar

A esta opción se llega sobreponiendo el cursor sobre el módulo de OT donde se despliega un submenú de transacciones disponibles y luego se da clic en Analizar/Generar”.

Imagen 115. Órdenes - Analizar/Generar

Esta transacción abre una ventana que permite hacer el análisis a un conjunto de OT que debieran ser ejecutadas en un período seleccionado, para luego ser generadas como OT Programadas, como se visualiza en la siguiente imagen:

Imagen 116. Órdenes - Ventana Detalle Analizar/Generar

El Procedimiento para efectuar un Análisis y posterior Generación de OTs es el siguiente:

Digitar la fecha en el campo “Desde”, que corresponde al inicio del período a programar. AM sugiere la fecha del sistema en un rango de 7 dias. Luego, digitar la fecha en el campo “Hasta”, que corresponde al final del período a programar. AM sugiere la fecha de una semana después, pero es una fecha modificable a gusto. Normalmente el período a Analizar en este proceso, se trata de un período de corto plazo: tres días, una semana, una quincena o un mes. En la parte inferior, se encuentran los “Datos de la última generación” que indican la información del rango de fechas para el que se realizó un proceso de Generación de OT la última vez y el usuario que ejecutó el proceso. Una vez digitado el rango de fechas, dar clic en el botón Analizar, seguidamente, aparece un mensaje de alerta y dar clic en Aceptar.

Imagen 117. Órdenes - Comenzar Analizar/Generar

AM recorre todos los programas de mantenimiento y establece cuáles deben generar OTs en el rango de fechas ya estipulado. Durante este proceso, puede visualizarse el estado de avance del análisis en la parte inferior izquierda. El sistema muestra un mensaje de las OTs analizadas del total de PM registrados en la base de datos. El proceso también se puede cancelar haciendo clic en el botón cancelar.”, y el sistema detiene el proceso sin ningún tipo de perjuicio, es decir, los datos no son afectados en absoluto.

Imagen 118. Órdenes - Comenzar Analizar/Generar

Una vez finalizado el proceso, se muestra el detalle del análisis y se muestra cuántas OT se detectaron y la opción de tres botones: Ver Diagramas, ver Reportes y Generar. Los primeros dos botones son de gran utilidad para estudiar el período analizado antes de generar OT.

Imagen 119. Órdenes - Finalización Proceso Analizar

Ver Diagrama

Para visualizar el diagrama de las OTs para ese periodo analizado, se da clic en el botón Ver Diagrama. A continuación, se abre una nueva ventana donde se visualiza a través de un Diagrama de Gantt, la información del Activo con su respectiva Tarea-Descripción y Criterio; a la derecha se muestra por colores (ver significado en el ícono parte superior derecha) el cronograma con las fechas proyectadas de las actividades, como se muestra en la siguiente imagen:

Imagen 120 Órdenes - Giagrama de Gantt

Es importante aclarar, que hasta este punto, no ha sido generada ninguna OT. Solamente se ha detectado un grupo potencial de ellas que deberían ser ejecutadas de acuerdo, a los criterios de programación, si el análisis del planeador de mantenimiento lo decide.

Ver Reportes

A continuación, se procede a verificar si para las OT detectadas en el proceso de análisis, existen todas las garantías de ejecución, en el rango de fechas programado. Para esto, se procede a imprimir varios reportes que para el caso se presentan, tal y como se visualiza en la siguiente gráfica:

Imagen 121. Órdenes - Reportes

Los reportes disponibles en el análisis para efectuar esta revisión, son:

Listado de Equipos por Generar Órdenes
Cronograma de Mantenimiento Programado con TM (Ubicación Física y Centro De Costo)
Cronograma de Mantenimiento Programado Con TM
Actividades por Mes y Día
Listado de Repuestos
Actividades por Mes y Día con Presupuesto Discriminado
Listado de Equipos por Generar Órdenes
Programación de Actividades por Activo con Centro Responsable, Ubicación Física
Cronograma de Mantenimiento
Actividades por Mes y Día con Serie, Marca, Modelo.

Después de seleccionar el reporte, pulse el botón Imprimir y el sistema abrirá una nueva ventana.

Si al imprimir alguno de estos reportes, el usuario advierte que una o varias de estas OT no deben ser Generadas, éste es el momento para que cancele todo el proceso, vaya a los PM respectivos, revise y modifique sus criterios, y vuelva a realizar un nuevo el proceso de Análisis. Si por el contrario después de efectuar la revisión, el usuario está seguro de que ésas son las OT a generar, se hace clic en el botón Generar. Este proceso crea tantas OT como hayan sido detectadas por el proceso de Análisis.

Una vez se generan las OT, los PM que las generaron, se actualizan automáticamente, ajustando sus criterios y fechas, preparando la consistencia de las generaciones futuras.

Modificar Masivamente

A esta opción se llega sobreponiendo el cursor sobre el módulo de OT donde se despliega un submenú de transacciones disponibles y luego se da clic en “Modificar Masivamente”.

Imagen 122. Órdenes - ir a Modificación Masiva

Esta transacción permite cambiar masivamente el Centro de Costos, Ubicación Física, Responsable, Centro Responsable, Causa de Falla, entre otras, de las OT previamente seleccionadas o de las que se encuentran en el Visor. Para ello se debe dar clic al link en azul Modificar Masivamente ubicado al lado superior izquierdo de la ventana.

Imagen 123. Órdenes - Visor Modificación Masiva

Seguidamente se muestran las opciones de modificación masiva disponibles.

Imagen 124. Órdenes - Visor Modificación Masiva

Antes de efectuar cualquier modificación, en la parte inferior del recuadro general se muestran las siguientes dos opciones a tener en cuenta:

Modificar Solamente esta Orden: El cambio se aplica solamente a la OT que se encuentre seleccionada en el visor.

Modificar todas las Órdenes en el visor: El cambio se refleja en todas las OT que se encuentren seleccionadas en el visor.

Las opciones de Modificación Masiva son las siguientes:

Modificar Centro de Costo: Se modifica masivamente el Centro de Costo a las OT previamente seleccionadas.

Imagen 125. Órdenes - MM Centro de Costo

Modificar Centro Responsable: Se modifica masivamente el Centro Responsable a las OT previamente seleccionadas.

Imagen 126. Órdenes - MM Centro Responsable

Modificar Comentarios: Se modifican masivamente los Comentarios, de las OT que están previamente seleccionadas en el visor.

Imagen 127. Órdenes - MM Comentarios

Modificar Contrato: Se modifica masivamente el Contrato previamente definido a las OT que están previamente seleccionados en el visor.

Imagen 128. Órdenes - MM Contrato

Modificar Estado: Se modifica masivamente el Estado de la OT que están previamente seleccionadas en el visor.

Imagen 129. Órdenes - MM Estado

Modificar F/H Programada: Se modifica Masivamente la Fecha y Hora Programada a las OT previamente seleccionadas en el visor.

Imagen 130. Órdenes - MM F/H Programada

Modificar Prioridad: Se modifica Masivamente la Prioridad a las OT previamente seleccionadas en el visor.

Imagen 131. Órdenes - MM Prioridad

Modificar Responsable: Se modifica masivamente el Responsable, de las OT que están previamente seleccionadas en el visor.

Imagen 132. Órdenes - MM Prioridad

Modificar Ubicación Física: Se modifica masivamente la Ubicación Física a las OT previamente seleccionadas en el visor.

Imagen 133. Órdenes - MM Prioridad

Modificar Tiempo Estimado: Se modifica masivamente el tiempo estimado a las OT previamente seleccionadas en el visor. El tiempo puede ser en Días, Horas o Minutos.

Imagen 134. Órdenes - MM Tiempo Estimado

Modificar TA: Se modifica masivamente el TA a las OT previamente seleccionadas. Para que se habilite este campo, se debe elegir primero el TM.

Imagen 135. Órdenes - MM TA

Modificar Tipo de Mtto: Se modifica masivamente el TM a las OT previamente seleccionadas en el visor, al seleccionar esta opción también se debe elegir el TA.

Imagen 136. Órdenes - MM TM

Evaluar el Servicio: Se modifica masivamente la Evaluación de Servicio a las Órdenes de Trabajo previamente seleccionadas en el visor.

Imagen 137. Órdenes - MM TM

Adjuntar Documentos: Se adjuntan masivamente documentos a las OT previamente seleccionadas en el visor.

Imagen 138. Órdenes - MM TM

> Nota: Es de gran utilidad efectuar Modificaciones Masivas para subgrupos de OT para mejorar el rendimiento del sistema. Para continuar con la Modificación Masiva, se debe confirmar al sistema dando un clic en el botón superior modificar y se debe dar en el botón Aceptar dos veces.

Seguimiento o Cierre Masivo

Para acceder a esta transacción se requiere tener el permiso de Cierre especial de Órdenes, sólo a través de este permiso es posible modificar una OT activa en estado Cerrada Ejecutada o Cancelada, como también, cerrar un conjunto de Órdenes preseleccionadas a través de un Subgrupo.

A esta opción se llega sobreponiendo el cursor sobre el módulo de OT donde se despliega un submenú de transacciones disponibles y luego se da clic en “Seguimiento o Cierre Masivo”.

Imagen 139. Órdenes - Ir a Seguimiento y Cierre Masivo

Para ingresar al Detalle del Seguimiento y Cierre de un registro, se debe dar clic en la OT del Visor de Seguimiento y Cierre Masivo:

Imagen 140. Órdenes - Visor Seguimiento y Cierre Masivo

En el Seguimiento o Cierre de Órdenes se mantiene al día la información vital de ejecución de la OT, desde el momento en que se crea, hasta el momento en que se cierra para proceder a enviarla a Historia. Es aquí donde se registran las fechas, tiempos y demás básicos concernientes a la ejecución de la labor.

Imagen 141. Órdenes - Detalle Seguimiento y Cierre Masivo

En la gráfica anterior, Ventana de Seguimiento o Cierre de Órdenes de Traabjo, se aprecian sus componentes y sus respectivos contenidos.

Nota: Para efectuar el cierre a un grupo de OT se deberá hacer uso de los subgrupos antes de ingresar a esta transacción.

Al elegir cualquiera de las OT del visor se podrá escoger una de las siguientes opciones en la ventana detalle:

Modificar Solamente esta Orden: El cambio se aplica solamente a la OT que se encuentre seleccionada en el visor y al lado, entre paréntesis aparece su consecutivo.

Modificar todas las Órdenes en el visor: El cambio se refleja en todas las OT que se encuentren en el visor y a lado, entre paréntesis aparece la cantidad de OT existentes en él.

Para actualizar o hacer seguimiento de una OT, se deberán diligenciar los siguientes campos:

Que Hacer: Este recuadro aparece con los campos bloqueados para que el usuario visualice la información básica de la OT.

F/H de Paro: Este campo aparece adicional y es obligatorio sólo para las OT de tipo de mantenimiento Correctivo, y se registra la Fecha y hora del daño ocurrido. La fecha se maneja en formato DD/MM/AAAA (Día, Mes, Año); la hora se maneja en formato de 12h. Cabe anotar, que la fecha y hora consignadas corresponden al momento en que se informó del daño o falla a Mantenimiento, así que es posible que el daño haya ocurrido en una fecha/hora anterior. Sin embargo se debe procurar, administrativamente, que Mantenimiento se entere lo más pronto posible de la Fecha y Hora reales del Daño.

Estado de la OT: Una OT puede tener uno de los siguientes Estados:

E: En Ejecución
K: Cancelada o No ejecutada
C: Cerrada Ejecutada
P: Pendiente de Ejecución
PR: Programada
PL: Planeada

Estos son los Estados predeterminados por el Sistema AM para las OT, pero el usuario puede personalizar otros Estados en la Tabla de “Estados” de Infraestructura.

Causa pendiente: Este campo se agregará en el caso de que a la OT se le ha ya definido el Estado “P: Pendiente”, luego se descuelgan las causas relacionadas a dicho Estado. En caso de requerir registrar una causa distinta, que no exista en la lista, se puede crear en la tabla respectiva de Infraestructura.

Causa de Cierre: Por defecto, cuando el Estado de la OT es cerrada y ejecutada, el sistema ubica en este campo la causa “OT Ejecutada”. Las opciones que se descuelgan en este campo varían según el Estado anteriormente definido. Por ejemplo, Si la OT se ha cerrado con un Estado de “K: Cancelada”, aparecen las distintas causas por las cuales se puede cancelar una OT. En caso de requerir registrar una causa distinta, que no exista en la lista, se puede crear en la tabla respectiva de Infraestructura.

Causa de Falla: Para OT correctivas, este campo es obligatorio, se registra la Causa de la Falla que dio origen a la labor actual. Estas opciones que se despliegan, corresponden a las definidas en su tabla en la Infraestructura.

Efecto de Falla: Para OT correctivas, en este campo se registra el Efecto m as significativo de la falla que se presentó y fue reportado por producción.

Meses de Garantía: Indica cuántos meses de garantía se ofrecen por la labor realizada. El número de meses establecido empieza a regir a partir de la Fecha de Fin de Trabajos de la OT.

FF Lectura CO en la Generación: Este campo permanece bloqueado y muestra la fecha de lectura del Contador del Activo proyectado por el PM al momento de generarse.

Valor del CO en la Ejecución: En este campo se define el valor del Contador del Activo al momento de ejecutarse la labor o al momento del cierre de la OT.

FF Lectura CO en la Ejecución: En este campo se define la fecha de lectura del Contador del Activo al momento de ejecutarse o al momento del cierre de la OT.

En el Seguimiento o Cierre, además de los botones Actualizar y cancelar , se visualiza el botón bitácora , éste muestra en nueva ventana el historial de cambios de la OT en: Estado, Prioridad y Responsable. Se muestra esta información solo si se han presentado modificaciones, de lo contrario los campos permanecen en blanco.

Imagen 142. Órdenes - Detalle Bitácora Seguimiento y Cierre Masivo

Para continuar con la actualización de una OT o un subgrupo de OT se debe dar clic en el botón de la parte superior Actualizar . El sistema muestra un mensaje alerta, para continuar dar clic en Aceptar:

Imagen 143. Órdenes - Mensaje Alerta Seguimiento y Cierre Masivo

Una vez se complete el cierre masivo, el sistema muestra la Ventana Visor con los respectivos cambios:

Imagen 141. Órdenes - Actualización Seguimiento y Cierre Masivo

Enviar a Historia

A esta opción se llega sobreponiendo el cursor sobre el módulo de OT donde se despliega un submenú de transacciones disponibles y luego se da clic en “Enviar a Historia”.

Imagen 145. Órdenes - Ir a Enviar a Historia

El objetivo de esta transacción es desplazar hacia el módulo de HM las OT que se hayan preseleccionado por subgrupo o de manera individual con Estado: Canceladas (K) o Cerradas (CE).

Imagen 146. Órdenes - Visor Enviar a Historia

En la gráfica anterior, Ventana de Seguimiento o Cierre, se aprecian sus componentes y sus respectivos contenidos.

En la ventana aparece un botón “Enviar a Historia” y tres casillas de selección. Estas casillas de selección parametrizan los registros que se desean enviar a Historia, estos son:

Todas las OT (cerradas y/o canceladas): Con esta opción se realiza el envío de todas las OT existentes en la base de datos, sin importar cualquier subgrupo activo. Todas las OT del visor (cerradas y/o canceladas): Esta opción se realiza el envío de todas las OT seleccionadas en el visor mediante un subgrupo.

La OT seleccionada: Esta opción realiza el envío de la OT que está resaltada en el visor (tiene la línea verde del cursor sobre sí).

Para enviar a Historia, se selecciona una de las opciones y se hace clic en el botón Enviar a historia, entonces aparece la siguiente ventana y se da clic en Aceptar:

Imagen 147. Órdenes - Enviar a Historia

Una vez que se acepte este proceso, las OT que hayan sido enviadas a Historia, no vuelven a ser OT activas, es decir, no pueden devolverse al módulo de OT. Una vez finaliza el proceso, aparece el siguiente mensaje:

Imagen 148. Órdenes - Mensaje Envío OT a HM

En caso de inexistencia de registros para ser enviados, aparece el siguiente mensaje:

Imagen 149. Órdenes - Mensaje de Error Envío OT a HM

Dashboard de OT

A esta opción se llega sobreponiendo el cursor sobre el módulo de OT donde se despliega un submenú de transacciones disponibles y luego se da clic en “DashBoard de OT”.

Imagen 150. Órdenes - Ir a Dashboard de OT

Este comando permite visualizar en tiempo real el comportamiento de los registros de OT con el fin de usarse como una herramienta para análisis y toma de decisiones rápidas.

Imagen 151. Órdenes - Dashboard de OT

La información del rectángulo de color naranja ubicado en la parte superior derecha como guía a modo de fracción (N/M), indica el número de registros del subgrupo en el visor(N) sobre el número total de registros de OT existentes en la base de datos (M). Si no hay preselección, los dos números en sus totales son los mismos. También un indicador de la existencia de un subgrupo, es el ícono de triángulo invertido con una pelota de color rojo que se ubica al lado derecho de dicha fracción.

Imagen 152. Órdenes - Subgrupos Dashboard

Para personalizar la vista de los gráficos o tener una información específica se recomienda hacer subgrupos a través del ícono de triángulo invertido. Asimismo los DashBoards permiten ocultar información con solo dar un clic sobre sus rectángulos de colores como se muestra en la siguiente imagen:

Imagen 153. Órdenes - Subgrupos Dashboard

Sí se desea restablecer la información, se debe dar clic al ícono . En cambio, si se desea exportar el gráfico en un formato de imagen, es posible dando clic al ícono .

Exportar

Esta opción permite exportar los ítems o campos de la ficha técnica de OT, bien sea, para exportar todas los registros de la base de datos o las provenientes de un subgrupo a un archivo de Excel que se descarga automáticamente en la estación cliente. Para efectuar este proceso, se da clic en Exportar mostrando las siguientes opciones de exportación:

Imagen 154. Órdenes - Exportar

En la gráfica anterior, se aprecian sus componentes y sus respectivos contenidos:

Exportar Visor: Esta opción exporta todas las OT seleccionadas en el visor mediante un subgrupo.

Exportar Todos los Registros: Esta opción exporta todas las OT existentes en la base de datos, sin importar cualquier subgrupo activo. Luego de escoger una de las opciones anteriores, en la parte inferior aparece seleccionado por defecto el recuadro exportar todos los campos pero si se prefiere uno o varios, se debe des-seleccionar y a continuación hacer clic en los recuadros a exportar, una vez elegida la información, se da clic en el botón inferior exportar el cual genera un archivo de Excel que se descarga automáticamente. El objetivo de esta exportación es llevar toda la información de las OT a un archivo plano, para luego ser analizadas.

Servicios

Reportes

Este comando permite visualizar los reportes relacionados a OT. Existen los siguientes tipos de reportes básicos disponibles:

Imagen 155. Órdenes - Reportes

Los anteriores reportes pueden ser seleccionados para una o varias OT a través de las siguientes opciones:

Todos los Registros: Con esta opción se realiza la impresión de todas las OT existentes en la base de datos, sin importar cualquier subgrupo activo.

Registros del Visor: Esta opción permite hacer una impresión de todas las OT que están seleccionadas en la Ventana Visor, es decir los registros que están seleccionados en el subgrupo actual.

Registro Seleccionado: Esta opción permite hacer una impresión de la OT que esta seleccionado en la Ventana Visor (el cursor verde se encuentra sobre sí).

Una vez seleccionada una de las opciones anteriores se procede a elegir uno de los reportes mostrados.

Subtítulo: En este campo es posible escribir un poco menos de una línea de información, bien sea para indicar un tipo documentación del Reporte. Lo que se escriba aquí aparecerá en la línea inferior del título estándar.

Para visualizar los reportes, se selecciona el reporte y luego se da clic al botón imprimir.

Para Exportar los reportes, se selecciona el reporte y luego se da clic al botón exportar.

Para Cerrar la ventana de los Reportes, se da clic en el botón cerrar.

Trabajando con AM

Infraestructura

Activos

Almacenes, Materiales y Repuestos

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Solicitudes de Servicio

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Órdenes de Trabajo

Historia de mantenimiento

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Historia Archivada

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