A través del Kárdex se realiza la actualización del módulo de Almacén, en todo lo concerniente a Entradas, Salidas y Ajustes, manteniendo tal movimiento disponible para consultas o estudios especiales. Su dominio puede ser uno o varios de los Almacenes definidos en la compañía activa.
Una única transacción del Kárdex, mantiene consistencia integral entre tres tablas distintas: Almacén, Órdenes de Trabajo y Kárdex. Esto significa que una transacción de entrada al Almacén, registrada en el Kárdex, actualiza también el saldo y el nivel de existencia en la ficha técnica del Materiales o Repuestos, incrementándolo. Una transacción de salida del almacén, registrada en el Kárdex, actualiza el saldo y el nievel de existencia en la ficha técnica del Repuesto/Material, decrementándolo y al tiempo actualiza la tabla de Órdenes de Trabajo, cargando el consumo de tales Materiales o Repuestos.
Es una herramienta práctica cuando no se dispone en la Organización de un Sistema Corporativo de Almacén que administre los Insumos de Mantenimiento, los Materiales y los Repuestos. En este caso el Kárdex de AM, en conjunto con el módulo de Almacén, pueden suplir tal necesidad e incluso otras alrededor del tema de inventarios, como por ejemplo Administrar el Inventario de Materia Prima, de Producto en Proceso, de Material de Empaque, de Útiles de Oficina y de Aseo y Otros.
Pero también es muy útil cuando ya existe un Sistema externo dedicado a la administración del Inventario de Materiales o Repuestosde la corporación, a través del cual se realiza toda gestión y movimiento de entradas y salidas. En este caso AM debe enterarse del resultado de cada movimiento ejecutado a través del sistema externo. Para ello tal sistema externo debe poder entregar un archivo a manera de interface, en el que se comunique a AM: los saldos en existencia y el valor unitario vigente de cada repuesto, después de aquellos movimientos.
Es posible definir un gran número de Conceptos de Entrada y Salida de artículos del Almacén. Los Conceptos de Entrada son las operaciones por las cuales ingresan los Materiales o Repuestos al Almacén. Se puede registrar un número infinito de conceptos de entrada. Dentro de los conceptos de entrada existen algunos que se encuentran predefinidos. Aún así es posible definir cuantos sean requeridos y definir para cada uno sus requerimientos especiales. Por ejemplo, habrá conceptos de entrada que podrán exigir la información del Almacén desde donde proviene el Repuesto/Material, otros en cambio, podrán exigir el número de la Órden de Trabajo, cuando se trate de una entrada por devolución de un Repuesto/Material al Almacén, desde una Órden de Trabajo que lo solicitó y no lo utilizó.
Los Conceptos de Salida son las operaciones por las cuales se produce un retiro de los repuestos del Almacén. Se puede registrar un número infinito de conceptos de salida. Dentro de los conceptos de salida existen algunos que se encuentran predefinidos. Aún así, es posible definir cuantos sean requeridos y definir para cada uno sus requerimientos especiales. Por ejemplo, habrá conceptos de salida que podrán exigir el número de la órden de Trabajo cuando se trate de una salida de repuestos hacia esa Órden de Trabajo preexistente en AM.
El Kárdex trabaja además en consonancia con el método de valorización de inventarios más adecuado, entre las varias opciones: Promedio Ponderado y Costo del Último Ingreso, que se definen para cada Almacén. En el primer caso el costo unitario del código que acaba de ingresar se calcula ponderando el número de unidades que ingresan a su respectivo costo unitario, con el número de unidades que existían previamente, a su costo unitario.
En el segundo caso el Costo Unitario del código que ingresa se convierte en el costo unitario de toda la existencia de ese código en el Almacén. Este último esquema es valioso en muchos casos, por cuanto los presupuestos de materiales y repuestos pueden ser muy realistas, basados en costos recientes. Se debería usar cuando el Almacén del sistema AM no es contable en el sentido estricto de la palabra.
Se ha estructurado el módulo de Kárdex, para establecer su control a un nivel superior: el Documento. En un mismo documento, de entradas, se reportan varios movimientos de entrada. De forma igual sucede con un documento de salidas. A partir de esta definición, se registra primero la información del documento, que será general para todos los movimientos asociados al mismo y luego se procede al registro de sus movimientos.
El módulo de Kárdex permite administrar de manera independiente los movimientos de cada uno de los almacenes creados en la Tabla de Almacenes (Infraestructura) y dependiendo del usuario que ingrese a AM tendrá sus propios permisos de administración para cada almacén.
Ventana Principal de Kárdex
Imagen 1. Kárdex - Ir a Kárdex
Al sobreponer el cursor en el módulo de Kárdex, se listan los distintos almacenes creados en la tabla de Almacenes de la Infraestructura y cuando se elige un Almacén, el sistema muestra el Almacén seleccionado.
Ventana Visor de Documentos de Kárdex
Imagen 2. Kárdex - Visor Kárdex
A través del visor de Kárdex se ejecutan funciones dedicadas a administrar en primer lugar los documentos y luego sus movimientos asociados.
Desde esta ventana es posible observar los documentos de Kárdex existentes o inexistentes en caso de la incorporación de un nuevo Almacén.
A través del visor de Kárdex se ejecutan funciones dedicadas a administrar en primer lugar los documentos y luego sus movimientos asociados.
Se listan todos o un subgrupo de ellos. Es posible desplazarse entre páginas en la parte inferior derecha del Visor. Es posible configurar el número de registros que se muestran por página desde el módulo de administración en la opción “Valores por Defecto” en la etiqueta General.
Los títulos en azul que encabezan las columnas son también botones que permiten ordenar la tabla, según el título seleccionado. Para elegir un registro de la tabla se da un clic sobre él o también se desplaza el cursor con las teclas de desplazamiento.
Ventana Detalle de Documento de Kárdex
Al hacer clic sobre alguno de los registros del Visor, el sistema responde mostrando su información de forma detallada, en una ventana llamada Ventana Detalle, como se muestra a continuación:
Imagen 3. Kárdex - Ventana Detalle
En la imagen anterior se aprecia el conjunto de información que identifica a cada Documento, se destaca en la pestaña Movimientos entre paréntesis el número de registros de movimientos asociados a ese documento.
Nota: Durante la creación de un documento no se visualiza la pestaña movimientos, una vez se inserte el registro, se podrán añadir los movimientos según el tipo: Entrada, Salida o Ajuste.
Al dar clic en la pestaña “Movimientos”, se muestra la ventana Visor de Movimientos de Kárdex, con todos los registros de Movimiento contenidos dentro del Documento actualmente seleccionado.
A continuación se detallan los campos que componen el detalle del formulario de Documentos Kárdex:
Almacén: Se muestra el Almacén desde el cual se moverán los Materiales o Repuestos relacionados en el Documento de Kárdex. No es modificable por el usuario una vez el documento se haya creado.
Movimiento: Se elige tipo de movimiento a realizarse. Se listan tres tipos de movimiento por default: Entrada, Salida y Ajuste.
Tipo de Documento: Se elige el tipo de documento a relacionarse en el Documento. Se listan cuatro tipos de movimiento por default: Factura, Remisión, Salida de Almacén, Devolución al Almacén.
Documento: Se escribe aquí el código que se le asignará al Documento de Kárdex. En el caso de ser de tipo Entrada, el código que se le asigne puede ser el mismo número de la factura con la que se adquirieron los Materiales o Repuestos que se están moviendo o puede ser formado con la fecha y el tipo de Movimientos que contiene.
FF Documento: Es la fecha de creación del Documento de Kárdex. Puede ser modificado por el usuario, cuando se encuentre habilitado el valor por defecto “Modificar fecha de documento” de Kárdex en el módulo de administración, en la etiqueta Kárdex. Si se encuentra deshabilitado, el campo se muestra bloqueado y no se puede modificar y corresponderá a la fecha del sistema.
OC: Aquí se registra el número de la orden de compra, también es posible diligenciar otro número de documento diferente a la factura o a otro.
% Descuento: Sólo se habilita para el tipo de Documento: Entrada. Es posible registrar un porcentaje de descuento que aplique a ese Documento. El valor definido en este campo se mostrará automáticamente en el detalle del movimiento.
% IVA: Sólo se habilita para el tipo de Documento: Entrada. Es posible registrar un porcentaje de IVA que aplique a ese Documento. El valor definido en este campo se mostrará automáticamente en el detalle del movimiento.
Documento Anexo: Se digita un número de documento puede ser el mismo número de la factura con la que se adquirieron los Materiales o Repuestos que se están moviendo o puede ser formado con la fecha y el tipo de Movimientos que contiene con el fin de realizar consultas futuras.
Tercero / Proveedor: Se especifica un Tercero relacionado con el Documento. Puede ser por ejemplo el Proveedor de los Repuestos/Materiales relacionados en el Documento o la persona que autoriza el movimiento de los Repuestos contendidos en él.
CC: Se especifica el Centro de Costo al cual se van a cargar los costos de los Movimientos relacionados en el Documento.
Sub CC: Este campo siempre está bloqueado y muestra el Código Sub CC asociado al Centro de Costo elegido.
Comentarios: En este campo se pueden agregar observaciones e información complementaria del Documento de Kárdex.
