El Kárdex de Almacén es el módulo encargado del registro detallado de todo Movimiento de Entrada, Salida y Ajuste de los almacenes activos en AM en la respectiva compañía. A través del Kárdex se realiza la actualización los saldos del módulo de Almacén, en todo lo concerniente a Entradas, Salidas y Ajustes, manteniendo tal movimiento disponible para consultas o estudios especiales. Su dominio puede ser uno o varios de los Almacenes definidos en la compañía activa.
Una única transacción del Kárdex, mantiene consistencia integral entre tres tablas distintas: Almacén, Órdenes de Trabajo y Kárdex. Esto significa que una transacción de entrada al Almacén registrada desde el Kárdex, actualiza también el saldo y el nivel de existencia en la ficha técnica del Material/Repuesto incrementándolo. Una transacción de salida del almacén, registrada en el Kárdex, actualiza el saldo y el nivel de existencia en la ficha técnica del Material/Repuesto decrementándolo y al tiempo actualiza la tabla de Órdenes de Trabajo, cargando el consumo de tales Materiales/Repuestos.
Es una herramienta práctica cuando no se dispone en la organización de un Sistema Corporativo de Almacén que administre los Insumos, Materiales y Repuestos de Mantenimiento. En este caso el Kárdex de AM, en conjunto con el módulo de Almacén, pueden suplir tal necesidad e incluso otras alrededor del tema de inventarios, como por ejemplo Administrar el Inventario de Materia Prima, de Producto en Proceso, de Material de Empaque, de Útiles de Oficina, de Aseo y Otros.
Pero también es muy útil cuando ya existe un Sistema externo dedicado a la administración del Inventario de Materiales o Repuestos de la corporación, a través del cual se realiza toda gestión y movimiento de entradas y salidas. En este caso AM debe enterarse del resultado de cada movimiento ejecutado a través del sistema externo. Para ello tal sistema externo debe poder entregar un archivo a manera de interface, en el que se comunique a AM: los saldos en existencia y el valor unitario vigente de cada repuesto, después de aquellos movimientos.
Es posible definir un gran número de Conceptos de Entrada y Salida de artículos del Almacén. Los Conceptos de Entrada son las operaciones por las cuales ingresan los Materiales o Repuestos al Almacén. Se puede registrar varios conceptos de entrada. Dentro de los conceptos de entrada existen algunos que se encuentran predefinidos en AM. Aún así, es posible definir cuantos sean requeridos y definir para cada uno sus requerimientos especiales. Por ejemplo, habrá conceptos de entrada que podrán exigir la información del número de la Órden de Trabajo, cuando se trate de una entrada por devolución de un Repuesto/Material al Almacén, desde una Órden de Trabajo que lo solicitó y no lo utilizó.
Los Conceptos de Salida son las operaciones por las cuales se produce un retiro de los repuestos del Almacén. Se puede registrar un número variado de conceptos de salida. Dentro de los conceptos de salida existen algunos que se encuentran predefinidos en AM. Aún así, es posible definir cuantos sean requeridos y definir para cada uno sus requerimientos especiales. Por ejemplo, habrá conceptos de salida que podrán exigir el número de la órden de Trabajo cuando se trate de una salida de repuestos hacia esa Órden de Trabajo preexistente en AM.
El Kárdex trabaja además en consonancia con el método de valorización de inventarios más adecuado, entre las varias opciones: Promedio Ponderado y Costo del Último Ingreso, que se definen para cada Almacén. En el primer caso el costo unitario del código que acaba de ingresar se calcula ponderando el número de unidades que ingresan a su respectivo costo unitario, con el número de unidades que existían previamente, a su costo unitario.
En el segundo caso el Costo Unitario del código que ingresa se convierte en el costo unitario de toda la existencia de ese código en el Almacén. Este último esquema es valioso en muchos casos, por cuanto los presupuestos de materiales y repuestos pueden ser muy realistas, basados en costos recientes. Se debería usar cuando el Almacén del sistema AM no es contable en el sentido estricto de la palabra.
Se ha estructurado el módulo de Kárdex, para establecer su control a un nivel superior: el Documento. En un mismo documento, de entradas, se reportan varios movimientos de entrada. De forma igual sucede con un documento de salidas. A partir de esta definición, se registra primero la información del documento, que será general para todos los movimientos asociados al mismo y luego se procede al registro de sus movimientos.
El módulo de Kárdex permite administrar de manera independiente los movimientos de cada uno de los almacenes creados en la Tabla de Almacenes (Infraestructura) y dependiendo del usuario que ingrese a AM tendrá sus propios permisos de administración para cada almacén.
