Un Almacén
Se trata de una bodega con capacidad de almacenamiento y con funciones de administración para los distintos tipos de ítems que contiene. Hay bodegas de Materias primas, de Materiales y Repuestos, de Producto en Proceso, de Producto Terminado, y también las que contienen mezclas de los anteriores. Para claridad, en este capítulo se hace un enfoque hacia las bodegas de Materiales y Repuestos, y hacia aquellas que siendo mixtas, contienen los Repuestos usados por Mantenimiento.
Una bodega mixta de materiales y repuestos puede contener cuatro grandes grupos de ítems, con identidades propias en modelo de inventarios, de codificación, de tipos de movimiento y de administración general. Ellos son: materiales y repuestos universales, materiales y repuestos específicos de Activos / Equipos, Insumos, y Activos.
Por ello, un Almacén fundamenta su operación en tres definiciones:
- Un esquema de codificación estándar para todos los ítems que contiene o que está en capacidad de contener.
- Un conjunto de conceptos de Entrada y de Salida que definen claramente cada operación a ser ejecutada, con sus alcances, condicionamientos y requerimientos.
- Un sistema de costeo, que sirve de base para el cálculo del costo unitario de cada código tras una entrada valorizada. Este costo unitario es normalmente el que se usa para valorizar cada Salida, para consumo o utilización de un ítem del Almacén.
Almacenes y AM
AM predefine en forma natural un Almacén, en la Tabla de Almacenes (Infraestructura), y además permite la definición de varios adicionales. Para cada Almacén se definen sus conceptos de movimiento de Kárdex en la Tabla Conceptos de Kárdex (Infraestructura). Aunque existen conceptos predefinidos, siempre se pueden definir nuevos conceptos de Entrada, de Salida y de Ajuste, garantizando la consistencia e integridad de la información.
El módulo de Almacén de Repuestos permite administrar de manera independiente cada uno de los almacenes creados en la Tabla de Almacenes (Infraestructura) y dependiendo del usuario que ingrese a AM tendrá sus propios permisos de administración para cada almacén.
Visión General: Funciones Básicas sobre Almacén de Repuestos
Creación de Repuestos: AM suministra dos procesos básicos para crear y actualizar Repuestos:
- Creación manual.
- Importación desde un Sistema de Almacén/Inventario de Repuestos corporativo externo a través de una interfaz automática.
El primer proceso básico de creación de datos de Repuestos consiste en el registro manual, organizado, uno a uno de los códigos de Repuestos del Almacén, junto con su información característica, en la tabla de Almacén de Repuestos de la Base de Datos de AM.
El segundo proceso consiste en tomar la información de los Repuestos desde un sistema de Inventarios preexistente y copiarlos en la tabla de Almacén de Repuestos de AM, mediante una interfaz automática que se ejecutará en tiempo real o en un momento definido. El detalle del desarrollo de esta interfaz es acordado entre el Cliente y el Proveedor. En este proceso se requiere que se haga una preparación de los datos preexistente, dándoles un formato que facilite su importación a la Base de Datos de AM.
AM suministra el formato donde se detalla el diseño del archivo de interface. A este formato se deben acomodar los datos de Repuestos a transferir pues es el único que AM es capaz de interpretar para realizar la creación automática de la tabla de Almacén de Repuestos.
Una vez se encuentre el archivo de interfaz listo, el Cliente lo debe dejar en una tabla intermedia y cuando se ejecute la interfaz automática, AM importa la información de los Repuestos a la base de datos de AM.
Este proceso es útil tanto para crear el archivo de Repuestos, como para actualizarlo. Se recomienda para ello consultar con el asesor en Informática o con Servicio al Cliente del Proveedor.
Actualización de la Información General de un Repuesto: Se distinguen dos tipos de actualizaciones de Repuestos. Uno que registra los cambios en la información general del Repuesto y otro que registra los cambios en la información de Existencias y Costo Unitario del Repuesto, ocasionados en el movimiento de entrada y salida del almacén.
La actualización de la información general de Repuestos se realiza a través de la ventana Detalle en la Ventana Principal de Repuestos, según procedimientos que se exponen más adelante en este capítulo.
Actualización de la Información de Inventarios de un Repuesto: Aunque la actualización de los parámetros de inventarios (stock en existencia y costo unitario del Repuesto, principalmente) se puede realizar en forma manual, en la ventana Detalle en Repuestos, por parte de un usuario con los permisos adecuados, existen otros dos mecanismos para hacerlo.
El primero, mediante la misma interfase que se utilizó en el proceso automático de creación de la tabla de Almacén de Repuestos. Este caso reviste un escenario particular cuando el Sistema de Inventario de Repuestos externo a AM es el oficial y el contable, en la Organización. Toda transacción sobre materiales o Repuestos se realiza utilizando las funciones de este sistema externo: administración de códigos de materiales y Repuestos, solicitudes y despachos, entradas y salidas, etc. Esto significa entonces que los módulos de Almacén de Repuestos y de Kárdex de AM serán utilizados por el área de Mantenimiento solo como referencia del inventario existente y del costo unitario vigente, siendo estos últimos actualizados por saldos periódicos desde el sistema externo.
El uso de dicha interfase es factible pues el proceso de Importación que realiza AM consiste solo en remplazar los saldos de Repuestos existentes, por los saldos que se importan desde el sistema externo. No se realizan sumas ni restas, solo el reemplazo de saldos para los Repuestos contenidos en el archivo de importación para la interfase. Es claro que la información a ser importada por AM se genera en el sistema externo, de acuerdo a un formato predefinido y debe contener la información de los saldos, inmediatamente después de un proceso de actualización o de control en dicho sistema externo.
La ejecución de la interfase mencionada anteriormente se puede realizar desde el servidor de Base de Datos de AM mediante la programación de un Paquete de Transformación de Datos (DTS) para ejecución automática. Para esto es necesario disponer de AM con SQL Server.
El segundo, mediante el Kárdex que suministra AM. Es el procedimiento natural suministrado por el aplicativo. Mediante el Kárdex de Almacén se registran en todo detalle, las Entradas, las Salidas y los Ajustes, de Repuestos y artículos de cada Almacén.
Una transacción de entrada al Almacén actualiza los saldos en la tabla de Almacén de Repuestos, incrementando la cantidad en existencia y actualizando el valor unitario, pero también genera un rastro de la transacción, en el documento de movimiento de Kárdex.
Una transacción de salida del Almacén actualiza los saldos en la tabla de Almacén de Repuestos, decrementando la cantidad en existencia y actualiza el valor unitario, pero también genera un rastro de la transacción en el archivo de movimiento de Kárdex. Cuando se trata de una transacción que involucra una Orden de Trabajo, además de lo anterior, el sistema carga en la Orden de Trabajo referenciada, la cantidad de materiales que salieron del almacén, manteniendo en forma consistente el Inventario de Repuestos, el Movimiento de Kárdex y el consumo de Materiales y Repuestos de las Órdenes de Trabajo.
Una transacción de ajuste, puede ser de 2 tipos: Ajuste por valor o ajuste por cantidad.
Un ajuste por valor, aumenta o disminuye el valor unitario actual del repuesto referenciado en el movimiento, lo que genera una inflación del costo total del inventario del repuesto.
Un ajuste por cantidad, aumenta o disminuye el Inventario actual del repuesto referenciado en el movimiento, pero no afecta el valor unitario del mismo, sin embargo, si afecta el costo total del inventario. Para que un usuario pueda realizar transacciones de ajuste debe tener los permisos especiales que para ello se definen en el módulo de administración.
