Al analizar la ventana principal se aprecia cómo el sistema está conformado por las siguientes funciones, que componen el menú principal.
Infraestructura [IE]
Función que administra el grupo de datos básicos, parametrizables, de mantenimiento de la empresa:
| Centros de Costo | Centros Responsables | Oficios | Terceros | Responsables |
| Ubicaciones Físicas | Contratos | Tipos de Trabajo | Tipos de Mantenimiento | Tipos de Actividad |
| Almacenes | Unidades de Medida | Monedas | Contadores | Características |
| Características Biomédicas | Riesgos | Magnitudes | Otros Conceptos de Costo | Causas de OT Pendiente |
| Causas de Cierre de OT | Acciones Técnicas | Causas de Falla | Efectos de Falla | Conceptos de Kárdex |
| Operaciones | Referencias | Tipos de Régimen | Estados |
Un grupo de estas tablas, se encuentra preconfigurado y puede ajustarse según las necesidades y requerimientos de la empresa. Las restantes describen en detalle la cultura técnica organizacional de mantenimiento.
Activos [AC]
Función central del sistema para la definición de los Activos en general, objetos de mantenimiento, Equipos, Maquinaria, Automotores, Activos de Servicios Recreativos, Activos de tecnología e Informática, Infraestructura Física, más todos los Institucionales, Hospitalarios u Hoteleros.
Almacén [AL]
Es la función que está encargada del registro y control de Materiales y Repuestos de Almacén. Se registran por cada ítem su ficha técnica y parámetros de inventario. También se describen las distintas referencias de ese Material o Repuesto, de acuerdo con sus diferentes proveedores.
Kárdex de Repuestos [KX]
A través del Kárdex se realiza el registro de todo movimiento de Entrada, Ajustes o Salida, de Materiales o Repuestos de cada Almacén. Para su operación, en el módulo “Infraestructura”, en la tabla “Conceptos de Kárdex” se definen y configuran previamente los conceptos de transacciones de movimiento, que serán hábiles en el sistema, para cada Almacén de la compañía.
Programas de Mantenimiento [PM]
Es la función que realiza la programación de actividades de mantenimiento rutinarias, cíclicas, sistemáticas o repetitivas en general. Un programa de mantenimiento se define con el objeto de generar Órdenes de Trabajo en forma automática y anticipada. Se toman en cuenta trabajos programados de tipo Preventivo, Predictivo, Lubricación, Metrología, Inspección u Otros.
Solicitudes de Servicio [SS]
Es el módulo mediante el cual todo empleado autorizado de la compañía, puede solicitar una atención o servicio por parte del área de Mantenimiento. Una Solicitud de Servicio puede ser atendida como tal o puede dar origen a una Órden de Trabajo. El solicitante puede hacer seguimiento permanente del estado de su solicitud. Este módulo tiene una funcionalidad adicional: el registro de acciones técnicas sencillas de mantenimiento: Corto tiempo de ejecución, bajo costo, y ejecutados por un solo responsable.
Paros/ Averías [PA]
A través de esta función, se hace el registro minucioso de toda actividad de paro de un equipo u objeto de mantenimiento, programado o no programado, que genere tiempos improductivos. Además de los tiempos de paro, se relacionan también la Causa y Efecto de la Falla y las Acciones Técnicas respectivas. Un paro puede dar origen a una Órden de Trabajo.
Órdenes de Trabajo [OT]
Es la función que centraliza la administración de las Órdenes de Trabajo del sistema. Cubre, desde la generación automática o la creación manual de las Órdenes de Trabajo, el seguimiento y consulta integral durante la ejecución de ellas,hasta su cierre y envío posterior a Historia de Mantenimiento. Se estudia este módulo como el Centro de Gestión de Mantenimiento.
Historia de Mantenimiento [HI]
Es el conjunto de funciones que compendian, estudian y analizan la información histórica de Mantenimiento. La Historia de Mantenimiento está conformada por el conjunto de las OT que se han ejecutado, liquidado, cerrado y trasladado hasta la Historia de Mantenimiento, y por las SS o los PA que han sido cerrados y son enviados a Historia. Esta Historia compendia y refleja la actividad de Mantenimiento ejecutada en la empresa. Es a partir del compendio histórico de mantenimiento que se genera el Balance Periódico de Gestión, se generan los índices de seguimiento y de gestión, se realizan una gran variedad de estudios especiales, como análisis de fallas, análisis de Pareto por varios criterios, análisis de costos (mano de obra, materiales/repuestos y otros conceptos), análisis de Confiabilidad o Disponibilidad, análisis sobre consumos de recursos o análisis sobre proveedores de servicio, entre otros.
Administración [AD]
Es el centro funcional donde se provee la Administración del Sistema. Cubre aspectos de:
- Configuración personalizada de la compañía
- Definición de los perfiles de los usuarios en sus diferentes niveles de acceso
- Listado de reportes
- Parametrización del idioma
Antes, de entrar en más detalles, se considera útil hacer un acercamiento general al sistema y a la secuencia de operaciones para poder hacer una planeación básica de su implementación.
